LÀM THẾ NÀO ĐỂ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA CÔNG TY NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM?

Luật sư tư vấn đầu tư

Trong nền kinh tế hội nhập và chuyển đổi số, các nhà đầu tư có cơ hội phát triển doanh nghiệp của mình ra ngoài lãnh thổ bằng việc thành lập các văn phòng đại diện tại các thị trường kinh tế sôi động tiềm năng trên thế giới. Trong đó không thể không kể đến Việt Nam - một trong những nước có thị trường kinh tế phát triển sôi nổi và năng động, thích hợp cho các nhà đầu tư nước ngoài thành lập văn phòng đại diện nhằm xúc tiến các hoạt động thương mại, tìm hiểu thêm thị trường trước khi quyết định thành lập một pháp nhân thương mại. Tuy nhiên, nhiều nhà đầu tư vẫn còn đang bối rối và đặt câu hỏi “làm thế nào để thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam?”. Trong bài viết này, Phong & Partners cung cấp tổng quan về những nội dung cần thiết để thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam, bao gồm điều kiện, trình tự và thủ tục.

Căn cứ pháp lý:

Luật Doanh nghiệp năm 2020;
Luật Thương mại năm 2005;
Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Tổng quan về Văn phòng đại diện

Căn cứ Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2022, “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp”.

Khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại năm 2005 quy định: “Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép”.

Như vậy, RO được phép tham gia vào các hoạt động sau:

Thực hiện nghiên cứu thị trường;
Làm văn phòng liên lạc của công ty mẹ;
Thúc đẩy các hoạt động của trụ sở chính thông qua các cuộc họp và các hoạt động khác dẫn đến hoạt động kinh doanh ở các giai đoạn sau.

Văn phòng đại diện phụ thuộc vào công ty mẹ và không được tự tạo lợi nhuận hoặc ký kết hợp đồng trực tiếp. Họ cũng không được phép xuất hóa đơn.

Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.
Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Trường hợp, hoạt động không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Hiện nay, Việt Nam đã cam kết mở cửa hoàn toàn cho thương nhân nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam trong cả Cam kết WTO, TPP và EVFTA. Các thương nhân nước ngoài lưu ý, pháp luật Việt Nam cho phép văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài luân chuyển các nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc chuyên gia từ nơi khác sang Việt Nam, làm việc trong văn phòng đại diện mà họ đã thành lập tại Việt Nam. Các nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc chuyên gia này phải đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển mộ 01 năm trước khi sang Việt Nam. Thời gian lưu trú của những đối tượng này tại Việt Nam là 03 năm và có thể được gia hạn. Yêu cầu “ít nhất 20% tổng số các nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc chuyên gia phải là công dân Việt Nam” được đưa ra để khuyến khích nước ngoài chuyển giao công nghệ quản lý cho người Việt Nam. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, mỗi hiện diện thương mại của nước ngoài đều được quyền có tối thiểu là 3 nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc chuyên gia không phải là người Việt Nam.

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài.
Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán trong năm tài chính gần nhất.
Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm;
Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Đối với các tài liệu từ 2 đến 5 phải dịch ra tiếng Việt và công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại mục 2 phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Bước 1: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép (Sở Công Thương hoặc ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao) nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.