1. Nội quy lao động là gì?

Pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể giải thích khái niệm “nội quy lao động”. Tuy nhiên, thông qua các quy định liên quan có thể hiểu, nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các quy tắc ứng xử mà người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc, phù hợp với quy định của pháp luật.

Bên cạnh nội quy lao động, trong doanh nghiệp còn tồn tại nhiều loại văn bản có tính chất tương tự như quy chế, quy định nội bộ. Điểm khác biệt cơ bản giữa các loại văn bản này nằm ở tính bắt buộc. Nội quy lao động là văn bản bắt buộc phải có khi doanh nghiệp sử dụng số lượng lao động đạt ngưỡng theo quy định pháp luật. Trong khi đó, các quy chế, quy định nội bộ không bắt buộc phải ban hành, mà do doanh nghiệp tự xây dựng nhằm phục vụ nhu cầu quản trị và điều hành nội bộ.

2. Khi nào phải đăng ký nội quy lao động?

Người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và phải đăng ký nội quy lao động này tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành. 

Trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Sau khi ban hành, nội quy lao động phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

(Theo Điều 119 Bộ luật lao động 2019, Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP)

3. Nội quy lao động bao gồm những nội dung gì?

Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;
• Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;
• An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: theo hướng dẫn tại Điều 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP;
• Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;
• Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động 2019;
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;
• Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

(Theo khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP)

4. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?

Căn cứ Điều 120 Bộ luật lao động 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

5. Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động như thế nào?

* Trình tự thực hiện:

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật.
• Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.
• Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan tiếp nhận thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.Trường hợp không có phản hồi, nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

* Cơ quan có thẩm quyền: Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền).

* Cách thức thực hiện:

• Nộp hồ sơ trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công;
• Nộp hồ sơ trực tiếp;
• Nộp hồ sơ qua đường bưu điện.

6. Có rủi ro gì khi doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động?

• Xử phạt vi phạm hành chính: Người sử dụng lao động có thể bị xử phạt lên tới 10.000.000 đồng (đối với cá nhân) hoặc 20.000.000 (đối với doanh nghiệp) nếu không đăng ký nội quy lao động. (Điều 6, khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP)
• Khó khăn khi xử lý kỷ luật lao động: Khoản 3 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm người sử dụng lao động xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không có quy định. Như vậy, Nội quy lao động là một trong những căn cứ quan trọng để doanh nghiệp áp dụng các biện pháp xử lý kỷ luật đối với người lao động vi phạm. Nếu nội quy chưa được đăng ký, doanh nghiệp sẽ không có căn cứ để thực hiện các hình thức xử lý kỷ luật đối với những hành vi nằm ngoài quy định của pháp luật hoặc thỏa thuận trong hợp đồng lao động.