Căn cứ theo từng trường hợp cụ thể, hành vi làm mất hóa đơn đầu ra có thể bị phạt tiền hoặc phạt cảnh cáo

1. Mức xử phạt khi làm mất hóa đơn đầu ra mới nhất 2022

Theo quy định tại Khoản 4, Điều 1, Nghị định 102/2021/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn kể từ ngày 01/01/2022 sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo hình thức phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền.

Theo đó:

1.1. Phạt cảnh cáo đối với các hành vi:

- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

1.2. Phạt tiền với các hành vi:

- Mức phạt từ 3-5 triệu đồng

Áp dụng đối với các hành vi: làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

- Mức phạt từ 4-8 triệu đồng

Áp dụng đối với các hành vi:

•  Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;

•  Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ;

• Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

•  Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế;

• Các bên liên quan phải lập biên bản ghi nhận việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Nghị định 125/2020/NĐ-CP hiện hành không áp dụng xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế.

- Mức phạt từ 5-10 triệu đồng

Mức phạt này sẽ áp dụng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ các trường hợp vừa nêu (bao gồm cả xử phạt cảnh cáo).

Việc mất, hỏng hóa đơn do lỗi của bên thứ ba

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do lỗi của bên thứ ba được chia thành 2 trường hợp với đối tượng bị xử phạt như sau:

• Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt;

• Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt.

Theo đó, người bán hoặc người mua và bên thứ ba cần lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Tóm lại, mức xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn nói chung sẽ được áp dụng bao gồm cả hóa đơn đầu ra.
Căn cứ vào những quy định vừa nêu, kế toán doanh nghiệp có thể nắm được các mức độ xử phạt đối với từng trường hợp cụ thể để thực thi theo đúng quy định hiện hành nếu chẳng may làm mất, cháy, hỏng hóa đơn.

2. Mất hóa đơn đầu ra xử lý như thế nào?

Về cách xử lý đối với việc mất hóa đơn đầu ra, áp dụng cho cả mẫu hóa đơn đã lập và chưa lập, các tổ chức, doanh nghiệp cần tiến hành lập báo cáo để gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu BC21/AC.
Thời hạn thông báo là trong vòng 5 ngày kể từ ngày phát hiện bị mất, hỏng, cháy hóa đơn. Lưu ý, nếu ngày ngày thứ 05 trùng với ngày nghỉ thì ngày cuối cùng của thời hạn sẽ được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

3. Sử dụng hóa đơn điện tử - giải pháp khắc phục 100% tình trạng mất, cháy, hỏng hóa đơn

Để không còn phải lo ngại về các vấn đề như mất, cháy, hỏng, thất lạc hóa đơn, các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh nên chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Với hình thức hóa đơn này, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo lập, gửi, lưu trữ hóa đơn trên nền tảng số một cách thuận lợi với tính an toàn, bảo mật cao. Thông qua đó, giúp giảm tối thiểu 80% chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ và khai thác hóa đơn.
Có thể nói, chuyển đổi hóa đơn điện tử không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn là giải pháp hữu hiệu giúp tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp.
Lợi ích trước mắt

• Tiết kiệm đến 80% chi phí so với hóa đơn giấy

• Giảm thiểu tối đa rủi ro hóa đơn: mất, cháy, hỏng,...

• Rút ngắn quy trình lập - xuất hóa đơn

• Dễ dàng lưu trữ, kiểm tra, quản lý hóa đơn mọi lúc mọi nơi

• Cắt giảm thủ tục lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Lợi ích lâu dài

• Tiết kiệm thời gian, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc cho kế toán

• Hỗ trợ thu hồi công nợ nhanh chóng

• Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu

• Gia tăng trải nghiệm khách hàng

• Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Nguồn: E-Invoice