A. CÔNG CHỨNG

1. Khái niệm công chứng    

Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận (theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng):

• Tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch);

• Tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch).

2. Đặc điểm của công chứng

• Hoạt động công chứng do công chứng viên thực hiện theo quy định pháp luật.

• Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch (khoản 3 Điều 2 Luật Công chứng 2014).

• Nội dung công chứng là xác định tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự; tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản (khoản 3 Điều 2 Luật Công chứng 2014).

• Hợp đồng giao dịch có thực hiện công chứng được chia làm hai loại là hợp đồng bắt buộc công chứng theo quy định pháp luật và hợp đồng được công chứng theo yêu cầu tự nguyện (khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014).

• Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên có liên quan, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác (khoản 2 Điều 2 Luật Công chứng 2014).

3. Ý nghĩa của việc công chứng

Pháp luật quy định một số loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng. Trong các trường hợp các bên không thực hiện công chứng, hợp đồng đó được coi là vô hiệu và không có giá trị pháp lý. Thông thường, các giao dịch liên quan đến bất động sản như mua bán, tặng cho, thế chấp, góp vốn... đều phải công chứng.

Việc công chứng không chỉ có ý nghĩa về mặt pháp lý mà trên phương diện kinh tế, còn giúp các bên hạn chế được những rủi ro từ những hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại không được công chứng.

4. Thủ tục thực hiện công chứng

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ tài liệu cần thiết cho việc công chứng

Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn (Bản photo và bản gốc để đối chiếu) và nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ

Bước 2: Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ

Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc công chứng viên sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và hồ sơ lưu trữ. Nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung thêm.

Bước 3: Soạn thảo giấy tờ phục vụ cho việc công chứng

Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch. Hợp đồng giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.

Bước 4: Các bên tham gia ký hợp đồng công chứng

Các bên sẽ ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.

Bước 5: Nộp phí công chứng và nhận bản gốc tài liệu công chứng

Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

5. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng (Điều 44 Luật Công chứng 2014).

• Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

• Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.

• Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

• Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

6. Thực hiện công chứng tại đâu?

Theo khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng 2014: Có 2 hình thức tổ chức hành nghề công chứng là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

• Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, trực thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng - công chứng viên, do Chủ tịch UBND cấp tỉnh bổ nhiệm.

• Văn phòng công chứng phải có từ 2 công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng phòng - là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

Theo đó tổ chức, cá nhân khi muốn thực hiện thủ tục công chứng tại phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng.

7. Các loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng

Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng hợp đồng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng đó.

Trong một số trường hợp cụ thể, việc công chứng hợp đồng có ảnh hưởng tới hiệu lực của hợp đồng. Dưới đây là một số loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng:

• Hợp đồng mua bán nhà ở trừ trường hợp mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu Nhà nước; mua bán, cho thuê mua nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư thì phải thực hiện công chứng theo Điều 122 Luật Nhà ở 2014 và Điều 430 Bộ luật Dân sự 2015.

• Hợp đồng góp vốn bằng nhà ở trừ trường hợp góp vốn bằng nhà ở bởi một bên là tổ chức thì phải thực hiện công chứng theo khoản 1 Điều 122 Luật Nhà ở 2014.

• Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất thì phải thực hiện công chứng theo khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013.

• Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, nhà ở phải được công chứng theo khoản 1 Điều 122 Luật nhà ở 2014 và khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013.

• Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ phải được công chứng theo khoản 4 Điều 630 Bộ luật Dân sự 2015.

• Di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra Tiếng Việt và có công chứng, chứng thực theo khoản 5 Điều 647 Bộ luật Dân sự 2015.

• Văn bản thừa kế nhà ở, quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất  phải thực hiện công chứng theo khoản 3 Điều 122 Luật nhà ở 2014 và điểm c khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013.

B. CHỨNG THỰC

1. Một số trường hợp chứng thực

Theo khoản 2, 3, 4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Chứng thực bao gồm các trường hợp sau:

• Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính;

• Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực;

• Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

2. Thẩm quyền chứng thực

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tùy vào loại giấy tờ, tài liệu cần chứng thực mà cơ quan tiến hành chứng thực sẽ khác nhau, cụ thể như sau.

• Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

• Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

• Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

• Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

• Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

• Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

• Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

• Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

• Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

• Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

• Chứng thực di chúc;

• Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

• Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các điểm c, d và đ khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

• Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau:

• Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

• Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

• Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

• Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau:

• Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

• Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

Như vậy, tùy thuộc vào loại giấy tờ, tài liệu mà người yêu cầu chứng thực giấy tờ, tài liệu có thể đến Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Phòng công chứng, Văn phòng công chứng để chứng thực.

3. Giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực

Theo khoản 2, 3, 4 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giá trị pháp lý bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như sau:

• Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

• Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

• Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

4. Địa điểm chứng thực

Theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

5. Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực

Căn cứ vào Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính, thời hạn chứng thực chữ ký người dịch, thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch.

6. Thủ tục chứng thực

a. Chứng thực bản sao từ bản chính (Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Bước 1: Xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản.

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao.

Nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này, cụ thể như sau:

• Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

• Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

• Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

• Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

• Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

• Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Bước 3: Thực hiện chứng thực.

• Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

• Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

b. Thủ tục chứng thực chữ ký (Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

• Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

• Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực.

Giấy tờ đủ và đúng theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này, cụ thể như sau:

• Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

• Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

• Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

• Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

Bước 3: Thực hiện chứng thực như sau:

• Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

• Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

• Đối với giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

c. Chứng thực hợp đồng, giao dịch (Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:

• Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

• Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực (xuất trình kèm bản chính để đối chiếu);

• Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó (xuất trình kèm bản chính để đối chiếu); trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực.

Kiểm tra hồ sơ đầy đủ và tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình.

Bước 3: Thực hiện chứng thực.

Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Hoạt động giao dịch, ký kết hợp đồng ngày càng trở nên phổ biến hơn với mọi người, tần suất sử dụng hoạt động công chứng, chứng thực cho các giao dịch theo đó có xu hướng tăng lên. Qua bài viết tư vấn trên đây, Phong & Partners hi vọng Quý Độc giả có thể nắm bắt rõ hơn về công chứng và chứng thực.

===================

VĂN PHÒNG LUẬT SƯ PHONG & PARTNERS

Địa chỉ: Tầng 6 Toà nhà Thành Lợi, 249 Nguyễn Văn Linh, Đà Nẵng - 0905.102.425

CN Sơn Trà: 01 Đông Giang, Đà Nẵng - 0905.205624

CN Liên Chiểu: 21 Trương Văn Đa, Đà Nẵng - 0901.955099

CN Ngũ Hành Sơn: 03 Chu Cẩm Phong, Đà Nẵng - 0905.579269

Tel: 0236.3822678

Email: phongpartnerslaw@gmail.com

Web: https://phong-partners.com