1. Việt kiều là ai?

Điều 3 Luật Quốc tịch Việt Nam 2008: “Người Việt Nam định cư ở nước ngoài là công dân Việt Nam và người gốc Việt Nam cư trú, sinh sống lâu dài ở nước ngoài”.

Khoản 4 Điều 3 Luật Quốc tịch Việt Nam 2008: “Người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài là người Việt Nam đã từng có quốc tịch Việt Nam mà khi sinh ra quốc tịch của họ được xác định theo nguyên tắc huyết thống và con, cháu của họ đang cư trú, sinh sống lâu dài ở nước ngoài”.

Từ hai quy định trên, có thể hiểu được Việt kiều là tên thường gọi của “người Việt Nam định cư ở nước ngoài” và được phân loại thành 02 nhóm sau:

Nhóm 1: Là công dân Việt Nam, giữ quốc tịch Việt Nam và hiện tại đang sinh sống, làm việc lâu dài ở nước ngoài.

Nhóm 2: Là những người gốc Việt Nam, không còn giữ quốc tịch Việt Nam nhưng nguồn gốc của họ (cha mẹ, ông bà) là công dân Việt Nam và hiện tại đang sinh sống, làm việc lâu dài ở nước ngoài.

2. Cấp lại Giấy khai sinh cho Việt kiều là gì?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, cấp lại Giấy khai sinh là thủ tục đăng ký lại khai sinh, đây là một thủ tục hành chính mà cá nhân thực hiện để được cấp lại Giấy khai sinh trong trường hợp Giấy khai sinh bản gốc đã bị mất, hư hỏng, hoặc cần bổ sung thông tin nếu đủ các điều kiện được đăng ký lại khai sinh.

Như vậy, khi Việt kiều đăng ký cấp lại Giấy khai sinh sẽ được cấp Giấy khai sinh mới có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc và được sử dụng để thực hiện các thủ tục hành chính tại Việt Nam hoặc quốc gia mà mình đang sinh sống.

3. Tại sao Việt kiều cần được cấp lại Giấy khai sinh?

Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh. Khoản 1 Điều 14 Luật Hộ tịch 2014 quy định Giấy khai sinh gồm có các thông tin cơ bản sau: 

“Điều 14. Nội dung đăng ký khai sinh

1. Nội dung đăng ký khai sinh gồm:

a) Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch;

b) Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;

c) Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh.”

Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của Giấy khai sinh:

“Điều 6: Giá trị pháp lý của Giấy khai sinh

1. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.

2. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

3. Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.”

Như vậy, Giấy khai sinh là một trong những giấy tờ pháp lý quan trọng nhằm chứng minh nguồn gốc và nhân thân của mỗi người. Việc mất Giấy khai sinh sẽ gây ra nhiều bất tiện trong cuộc sống, đặc biệt là khi cần thực hiện các thủ tục hành chính như đăng ký kết hôn, xin visa, xác định nhân thân hoặc các thủ tục tranh chấp như tranh chấp về chia thừa kế, tranh chấp nghĩa vụ cấp dưỡng, tranh chấp quyền nuôi con,…thì các cơ quan, tổ chức đều yêu cầu người dân phải xuất trình Giấy khai sinh. Việc không còn Giấy khai sinh sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến các thủ tục nêu trên và kéo dài thời gian hoàn thành thủ tục.

Do đó, Việt kiều cần phải thực hiện thủ tục cấp lại Giấy khai sinh ngay khi xảy ra các trường hợp sau:

- Mất Giấy khai sinh: Giấy khai sinh có thể bị mất do nhiều lý do như thất lạc, bị trộm hoặc bị hư hỏng, ố vàng, không còn giá trị sử dụng.

- Thông tin trên Giấy khai sinh không chính xác: Có thể do sai sót trong quá trình đăng ký khai sinh hoặc do thay đổi thông tin cá nhân như tên, ngày sinh hoặc thông tin về cha mẹ khi đăng ký khai sinh.

4. Điều kiện để Việt kiều được cấp lại Giấy khai sinh là gì?

Điều 40 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định điều kiện để Việt kiều được cấp lại Giấy khai sinh như sau:

1. Đã đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất

2. Việc đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Như vậy, Việt kiều được cấp lại Giấy khai sinh phải đáp ứng đủ 02 điều kiện trên và có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Ngoài ra cần phải lưu ý rằng việc đăng ký lại khai sinh chỉ được giải quyết trong trường hợp đã bị mất bản chính Giấy khai sinh, đồng thời nơi đăng ký khai sinh lúc đầu không còn lưu trữ hồ sơ. Còn trong trường hợp tại địa phương vẫn đang lưu trữ thông tin đăng ký khai sinh thì chỉ có thể thực hiện thủ tục xin trích lục Giấy khai sinh theo quy định tại Luật hộ tịch 2014.

5. Hồ sơ cấp lại Giấy khai sinh cho Việt kiều gồm những gì?

Căn cứ Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Việt kiều muốn cấp lại Giấy khai sinh cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây:

1. Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh; (Tờ khai đăng ký lại Giấy khai sinh_Tải về tại đây)

2. Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký lại khai sinh trong trường hợp người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến; (Biểu mẫu điện tử_Tải về tại đây)

3. Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó:

- Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ;

- Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có các loại giấy tờ nêu trên thì phải nộp bản sao các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ để làm cơ sở xác định nội dung đăng ký lại khai sinh như sau: 

- Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;

- Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;

- Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;

- Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của các giấy tờ đã nộp.

6. Thẩm quyền cấp lại Giấy khai sinh cho Việt kiều

Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về thẩm quyền đăng ký lại khai sinh, như sau:

- Ủy ban nhân dân cấp huyện, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thực hiện đăng ký cấp lại khai sinh.

- Trường hợp khai sinh trước đây được đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì việc đăng ký cấp lại khai sinh do Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp trên thực hiện.

- Trường hợp khai sinh trước đây được đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc Sở Tư pháp thì việc đăng ký cấp lại khai sinh do Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người yêu cầu thực hiện; nếu người đó không cư trú tại Việt Nam thì do Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có trụ sở hiện nay của Sở Tư pháp thực hiện.

7. Thủ tục cấp lại Giấy Khai sinh cho Việt kiều

Bước 1: Nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân có thẩm quyền:

Người có yêu cầu cấp lại khai sinh nộp hồ sơ đăng ký lại khai sinh tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của uỷ ban nhân dân có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký lại khai sinh; nộp phí cấp bản sao Giấy khai sinh nếu có yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh.

Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người có yêu cầu cấp lại khai sinh truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký lại khai sinh, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí và hoàn tất việc nộp hồ sơ.

Bước 2: Cán bộ tư pháp - hộ tịch tiếp nhận và thẩm tra hồ sơ:

Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, có phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu, đồng thời chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.

Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định thì công chức làm công tác hộ tịch thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký lại khai sinh và lưu chính thức trên phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

Bước 3: Trả kết quả:

Công chức tư pháp - hộ tịch làm thủ tục in Giấy khai sinh, trình Lãnh đạo uỷ ban nhân dân ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.

Bước 4: Công dân kiểm tra thông tin và nhận kết quả:

Căn cứ vào ngày hẹn trên Biên nhận, người có yêu cầu cấp lại Giấy khai sinh đến nhận kết quả giải quyết tại Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của ủy ban nhân dân có thẩm quyền.

Khi nhận kết quả cần kiểm tra thông tin trên Giấy khai sinh, trong Sổ đăng ký khai sinh và ký tên vào Sổ đăng ký khai sinh, nhận Giấy khai sinh.

Lưu ý về việc xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:

Đối với các trường hợp người yêu cầu cấp lại khai sinh có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì thì nội dung đăng ký lại khai sinh được xác định theo giấy tờ đó.

Trường hợp hiện tại thông tin về cha, mẹ, bản thân người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có thay đổi so với nội dung giấy tờ cấp trước đây thì người đó có trách nhiệm xuất trình giấy tờ chứng minh việc thay đổi. Nếu việc thay đổi thông tin là phù hợp với quy định pháp luật thì nội dung đăng ký lại khai sinh được xác định theo thông tin thay đổi; nội dung thông tin trước khi thay đổi được ghi vào “Phần ghi chú những thay đổi sau này” tại mặt sau của Giấy khai sinh và mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh.

Tại thời điểm đăng ký lại khai sinh, nếu địa danh hành chính đã có sự thay đổi so với địa danh ghi trong giấy tờ được cấp trước đây thì xác định và ghi theo địa danh hành chính hiện tại; việc thay đổi địa danh hành chính được ghi vào “Phần ghi chú những thay đổi sau này” tại mặt sau của Giấy khai sinh và mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh.

8. Lệ phí và thời hạn giải quyết thủ tục cấp lại Giấy khai sinh cho Việt kiều

1. Thời hạn giải quyết thủ tục cấp lại Giấy khai sinh:

a. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự theo trình tự thủ tục ở mục trên.

b. Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh theo quy định.

Như vậy, đối với trường hợp người có yêu cầu cấp lại Giấy khai sinh nộp hồ sơ đầy đủ và không cần phải xác minh thông tin thì thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc.
Đối với trường hợp cần phải xác minh thông tin thì thời hạn giải quyết không quá 25 ngày làm việc.

2. Lệ phí

Mức lệ phí cụ thể do Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định.

Miễn lệ phí đăng ký lại khai sinh đối với những trường hợp người đăng ký lại khai sinh thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật;

9. Các câu hỏi hoặc vấn đề khác cần lưu ý.

(1) Việt kiều đang sinh sống ở nước ngoài có thể uỷ quyền cho người khác thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh được không?

Căn cứ theo tiểu mục 12 Mục I Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1872/QĐ-BTP năm 2020 quy định về cách thức thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh như sau:

- Người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký lại khai sinh;

- Người thực hiện việc đăng ký lại khai sinh có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ theo hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Như vậy, Việt kiều đang sinh sống ở nước ngoài có thể ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký lại khai sinh.

Người được uỷ quyền nộp đầy đủ các hồ sơ và văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không cần phải chứng thực.

(2) Việt kiều bị mất Giấy khai sinh có thể đăng ký cấp lại ở đâu?

Điều 41 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về thẩm quyền đăng ký lại khai sinh như sau:

- Ủy ban nhân dân cấp huyện, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thực hiện đăng ký cấp lại khai sinh.

- Trường hợp khai sinh trước đây được đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì việc đăng ký cấp lại khai sinh do Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp trên thực hiện.

- Trường hợp khai sinh trước đây được đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc Sở Tư pháp thì việc đăng ký cấp lại khai sinh do Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người yêu cầu thực hiện; nếu người đó không cư trú tại Việt Nam thì do Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có trụ sở hiện nay của Sở Tư pháp thực hiện.

Như vậy, Việt kiều đang cư trú tại Việt Nam thì thực hiện đăng ký cấp lại khai sinh tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện tại nơi mình đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc tại nơi mà mình đang cư trú. Trường hợp Việt kiều đang cư trú ở nước ngoài thì sẽ thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện nơi có trụ sở của Sở Tư pháp.