1. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam chấm dứt hoạt động trong trường hợp nào?

Căn cứ Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Văn phòng đại diện của thương nhân (công ty) nước ngoài tại Việt Nam chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

1. Chấm dứt theo đề nghị của thương nhân nước ngoài

Công ty mẹ ở nước ngoài có quyền chủ động quyết định chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi:

• Thay đổi chiến lược kinh doanh;
• Không còn nhu cầu hoạt động tại thị trường Việt Nam;
• Tái cấu trúc mô hình hiện diện thương mại.

2. Chấm dứt khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi th ương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh

Khi Công ty mẹ ở nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật nơi Công ty mẹ đăng ký thành lập thì Văn phòng đại diện tại Việt Nam cũng phải chấm dứt hoạt động.

3. Chấm dứt do hết thời hạn hoạt động

Trường hợp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hết thời hạn mà thương nhân nước ngoài không thực hiện thủ tục gia hạn theo quy định hoặc không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.

4. Chấm dứt do bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt đông khi bị thu hồi Giấy phép trong các trường hợp như:

• Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép.
• Không báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện trong 02 năm liên tiếp.
• Không gửi báo cáo theo quy định tại Khoản 2 Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP này tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản.
• Trường hợp khác theo quy định pháp luật.

5. Chấm dứt khi không còn còn đáp ứng điều kiện

Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động khi không còn đáp ứng những điều kiện quy định Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

2. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam có nghĩa vụ gì khi chấm dứt hoạt động?

Việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện không làm chấm dứt ngay các nghĩa vụ pháp lý đã phát sinh. Theo quy định pháp luật, Văn phòng đại diện có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ sau:

1. Nghĩa vụ thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động

Văn phòng đại diện có nghĩa vụ thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định tại Điều 36 và Điều 37 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như trình bày ở mục 3 và 4 dưới đây.

Ngoài ra, Văn phòng đại diện phải niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật khi Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động.

2. Nghĩa vụ về thuế và tài chính

• Thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp;
• Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, tiền phạt (nếu có);
• Đóng mã số thuế của Văn phòng đại diện theo quy định.

3. Nghĩa vụ đối với người lao động

• Thanh lý hợp đồng lao động;
• Thanh toán đầy đủ tiền lương, trợ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (nếu có);
• Thực hiện thủ tục chấm dứt giấy phép lao động, thẻ tạm trú của người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện.

4. Nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng và tài sản

• Thanh lý các hợp đồng đã ký kết với các bên liên quan (nếu có);
• Xử lý tài sản, công nợ của Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.

5. Nghĩa vụ hành chính khác

3. Cơ quan nào có thẩm quyền chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam?

Căn cứ Điều 6 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và Điều 35 Nghị định 146/2025/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền xử lý việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện là Cơ quan đã cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Theo đó, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Công Thương được ủy quyền) có thẩm quyền chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện.

4. Hồ sơ xin chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm những giấy tờ gì?

Hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện bao gồm:

1. Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

(Trừ trường hợp chấm dứt do bị thu hồi Giấy phép)

Xem mẫu tại đây

2. Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (trường hợp hết thời hạn hoạt động) hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành Văn phòng đại diện của Cơ quan cấp Giấy phép (trường hợp bị thu hồi Giấy phép);
3. Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
4. Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
5. Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Lưu ý: Thương nhân nước ngoài và người đứng đầu Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện.

5. Thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như thế nào?

Bước 1: Nộp hồ sơ

Công ty nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp giấy phép (trình bày tại Mục 3).

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Chấp thuận

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

6. Bài viết có liên quan

(1) THÀNH LẬP CHI NHÁNH CỦA CÔNG TY NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Link bài viết: https://phong-partners.com/thanh-lap-chi-nhanh-cua-cong-ty-nuoc-ngoai-tai-viet-nam

(2) THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI VIỆT NAM

Link bài viết: https://phong-partners.com/thanh-lap-van-phong-dai-dien-tai-viet-nam

(3) CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG CHI NHÁNH CỦA CÔNG TY NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Link bài viết: https://phong-partners.com/cham-dut-hoat-dong-chi-nhanh-cua-cong-ty-nuoc-ngoai-tai-viet-nam