1. Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Công ty nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Công ty nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

2. Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam được làm những gì?

Theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có thể thực hiện các hoạt động sau:

• Thực hiện các chức năng của một Văn phòng liên lạc;
• Thực hiện các hoạt động liên quan đến tìm hiểu thị trường;
• Đẩy mạnh hoạt động xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của công ty mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại Văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành;

Với phạm vi hoạt động như trên, theo Điều 17 Luật Thương mại 2015, Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có các quyền như sau:

• Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

3. Vì sao công ty nước ngoài thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam mà không thành lập chi nhánh hay công ty con?

Chi phí thấp hơn: Việc mở Văn phòng đại diện thường đơn giản hơn về thủ tục và ít tốn kém hơn so với việc thành lập một chi nhánh hoặc công ty mới (Không phải nộp thuế môn bài, không chịu các loại thuế như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp hay thực hiện các thủ tục kiểm toán độc lập). Doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng các điều kiện tối thiểu và hoàn tất hồ sơ cấp phép, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Hoạt động không phát sinh doanh thu: Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp hoặc phát sinh doanh thu. Thay vào đó, Văn phòng đại diện chỉ có chức năng nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu và hỗ trợ các hoạt động của công ty mẹ. Điều này giúp công ty nước ngoài giảm thiểu rủi ro tài chính khi thâm nhập vào thị trường mới.

Thời hạn hoạt động linh hoạt: Văn phòng đại diện có thể được cấp phép hoạt động với thời hạn dài miễn là công ty mẹ vẫn duy trì hoạt động hợp pháp tại nước ngoài. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc duy trì sự hiện diện lâu dài mà không cần phải đầu tư lớn vào một chi nhánh hay công ty mới.

Yêu cầu pháp lý đơn giản: Để thành lập Văn phòng đại diện, doanh nghiệp chỉ cần chứng minh đã hoạt động ít nhất một năm và đáp ứng các yêu cầu tối thiểu khác theo quy định của pháp luật Việt Nam. Trong khi đó, việc thành lập chi nhánh hay công ty mới thường đi kèm với nhiều yêu cầu phức tạp hơn về vốn, nhân sự và giấy tờ.

Khả năng kiểm soát tốt hơn: Văn phòng đại diện cho phép công ty mẹ duy trì sự kiểm soát chặt chẽ hơn đối với các hoạt động của mình tại Việt Nam mà không cần phải quản lý một thực thể pháp lý độc lập như chi nhánh hay công ty con.

4. Điều kiện để công ty nước ngoài thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam là gì?

Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài như sau:

• Công ty nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Công ty nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

Việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành) khi thuộc các trường hợp sau:

• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc;
• Công ty nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

Tuy nhiên, các công ty nước ngoài cần lưu ý 04 trường hợp không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam theo quy định hiện hành, bao gồm:

• Các trường hợp không đáp ứng các điều kiện thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam được trình bày tại mục nêu trên.
• Công ty nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Công ty nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

• Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

5. Cơ quan nào cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt nam?

Theo Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, tùy từng trường hợp, người làm thủ tục nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền cấp phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện, trong đó:

• Nếu Văn phòng đại diện dự kiến đặt tại khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao;

• Nếu địa chỉ Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không thuộc khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Sở Công Thương cấp tỉnh/thành phố.

6. Hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm những giấy tờ gì?

Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm:

1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký;

Mẫu đơn:

2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài;
3. Văn bản của công ty nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
4. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc Văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
5. Bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài)  hoặc Thẻ căn cước (nếu là người Việt Nam) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
6. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh công ty có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.

Lưu ý:

• Tài liệu (2), (3), (4), (5) (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. 
• Tài liệu (2) phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

7. Thủ tục và thời hạn xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam thế nào?

Bước 1: Nộp hồ sơ

Công ty nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (Cổng dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có Văn bản nêu rõ lý do.

Bước 3: Chờ kết quả từ Cơ quan cấp giấy phép

Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành:

• Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

• Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Lưu ý: Sau khi được cấp giấy phép, công ty nước ngoài cần chú ý các quy định sau để tránh bị xử phạt hành chính hoặc bị thu hồi giấy phép Văn phòng đại diện:

• Thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài nếu trong quá trình hoạt động có thay đổi thông tin trên giấy phép;
• Thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài đối với trường hợp chuyển Văn phòng đại diện đến tỉnh, thành khác hoặc đến khu vực thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác;
• Thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài nếu bị mất, hư hỏng…;
• Văn phòng đại diện nước ngoài phải gửi báo cáo hoạt động. Cơ quan cấp giấy phép sẽ thu hồi giấy phép nếu không nhận được báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện trong 2 năm liên tiếp hoặc trong vòng 6 tháng nếu có Văn bản yêu cầu. 

8. Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện là bao lâu?

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thể được gia hạn thêm 05 năm.

9. Lệ phí xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam bao nhiêu?

Theo Điều 4 và Điều 5 Thông tư 143/2016/TT-BTC, mức lệ phí thành lập mới Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam là 3 triệu đồng/giấy phép và bắt buộc phải nộp bằng Đồng Việt Nam. Toàn bộ lệ phí do công ty nộp sẽ được chuyển vào ngân sách nhà nước.

10. Tìm Văn phòng Luật sư hỗ trợ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam ở đâu?

Công ty nước ngoài thường gặp nhiều khó khăn trong việc thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam do các quy trình pháp lý phức tạp và yêu cầu nghiêm ngặt. Do đó, họ thường tìm đến các đơn vị pháp lý uy tín tại Việt Nam để uỷ quyền thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện. Với kinh nghiệm dày dạn và sự chuyên nghiệp cùng hệ thống Văn phòng ở nhiều tỉnh thành của Việt Nam như Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Quảng Nam, Tây Nguyên, Văn phòng luật sư Phong & Partners tự tin là đối tác tin cậy của các nhà đầu tư nước ngoài.

Với hiểu biết sâu sắc về Luật Đầu tư và chuyên môn thực tiễn, đội ngũ luật sư của Phong & Partners sẽ giúp các nhà đầu tư giảm thiểu rủi ro và hoàn tất các thủ tục pháp lý một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Khi lựa chọn dịch vụ Tư vấn Thành lập Văn phòng đại diện của Phong & Partners, khách hàng không chỉ có được một đối tác pháp lý đáng tin cậy mà còn là người đồng hành trên con đường hiện thực hóa tất cả các mục tiêu kinh doanh của mình.

_____________________________________

PHONG & PARTNERS LAW FIRM

PHONG & PARTNERS LAWYER IN HO CHI MINH CITY

Address: Floor 9, K&M Building, 33 Ung Van Khiem, 25 Ward, Binh Thanh district, Ho Chi Minh City.

Tel: 0905.503.678

Email: phongpartners.hcmc@gmail.com

PHONG & PARTNERS LAWYER IN QUANG NAM

Address: 63 Hoang Dieu, Vinh Dien Ward, Dien Ban Town, Quang Nam Province
Tel: 0905.794.678

PHONG & PARTNERS LAWYER IN DA NANG

1. Phong & Partners in Hai Chau - Thanh Khe

Address: 6th Floor, Thanh Loi Building, 249 Nguyen Van Linh, Thanh Khe District, Da Nang.

Tel: 02363.822.678 – 0905.102.425

2. Phong & Partners in Son Tra

Address: 01 Dong Giang, Son Tra District, Da Nang.

Tel: 0905.205.624

3. Phong & Partners in Lien Chieu

Address: 223 Nguyen Sinh Sac, Lien Chieu District, Da Nang.

Tel: 0901.955.099

4. Phong & Partners in Ngu Hanh Son

Address: 03 Chu Cam Phong, Ngu Hanh Son District, Da Nang.

Tel: 0905.579.269

5. Phong & Partners in Cam Le - Hoa Vang

Address: 346 Cach Mang Thang Tam, Cam Le District, Da Nang.

Tel: 0901.955.099

PHONG & PARTNERS LAWYER IN TAY NGUYEN

Address: 05 Nguyen Truong To, Dien Hong ward, Pleiku City, Gia Lai

Tel: 0901.955.099

Email:       phongpartnerslaw@gmail.com

Website:    https://phong-partners.com

Fanpage:   https://www.facebook.com/phongpartnerslaw

                  https://www.facebook.com/luatsugioinguhanhson

                  https://www.facebook.com/luatsusontra

                  https://www.facebook.com/luatsuquanlienchieu

                  https://www.facebook.com/LuatsuCamLe