1. Thế nào là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Certificate of Business registration) là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử ghi lại những thông tin về đăng ký doanh nghiệp mà Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp (Khoản 15 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020).

Có thể nói, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là loại giấy tờ đầu tiên của doanh nghiệp khi bắt đầu kinh doanh. Trên đó sẽ ghi lại những thông tin cơ bản của doanh nghiệp như:

• Tên công ty;
• Vốn điều lệ;
• Địa chỉ trụ sở chính;
• Mã số doanh nghiệp (hay còn gọi là mã số thuế công ty);
• Thông tin về người đại diện theo pháp luật của công ty.

Từ đó có thể hiểu, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là giấy tờ chứng minh doanh nghiệp được thành lập một cách hợp pháp

2. Điều kiện để được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?

Trường hợp cấp mới giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có đủ các điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020 

Trường hợp cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác;
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp không đúng hồ sơ, trình tự, thủ tục theo quy định. Khi đó, phòng đăng ký kinh doanh gửi thông báo yêu cầu doanh nghiệp hoàn chỉnh và nộp hồ sơ hợp lệ để được xem xét cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Doanh nghiệp phát hiện nội dung trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký, doanh nghiệp có thể gửi văn bản đề nghị hiệu đính thông tin đến phòng đăng ký kinh doanh;
• Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử phạt theo quy định của pháp luật và yêu cầu doanh nghiệp làm lại hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nếu thông tin kê khai không trung thực và chính xác;

Doanh nghiệp chuyển đổi loại hình hoạt động hoặc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, có thể gửi xin cấp lại giấy phép đăng ký kinh doanh đến phòng đăng ký kinh doanh. Sau 3 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ được xem xét cấp lại giấy phép đăng ký kinh doanh.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?

Tùy thuộc vào nhu cầu hoạt động và mục đích kinh doanh mà cần chuẩn bị hồ sơ phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp mà mình muốn đăng ký. Theo quy định tại các Điều 21, 22, 23 và 24 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp theo từng loại hình như sau:

Hồ sơ đăng ký đối với doanh nghiệp tư nhân:

(1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; (mẫu Phụ lục I-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT) và

(2) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.

Hồ sơ đăng ký đồi với công ty hợp danh:

(1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục I-5 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

(2) Điều lệ công ty;

(3) Danh sách thành viên; và

(4) Bản sao các giấy tờ sau đây:

- Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty là cá nhân;

- Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên công ty là tổ chức;

- Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.

Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Hồ sơ đăng ký đối với Công ty TNHH 2 Thành viên trở lên 

(1) Giấy đề nghị đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên (mẫu Phụ lục I-3 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

(2) Điều lệ Công ty;

(3) Danh sách thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên (mẫu Phụ lục I-6 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

(4) Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực của các thành viên và của những người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức:

- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

- Đối với thành viên là tổ chức: Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác, Điều lệ hoặc tài liệu tương đương khác.

(5) Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp công ty được thành lập bởi Nhà đầu tư nước ngoài hoặc Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài;

(6) Bản sao Văn bản ủy quyền cho cá nhân đại diện của thành viên là tổ chức;

(7) Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

Hồ sơ đăng ký đối với Công ty TNHH một thành viên

(1) Giấy đề nghị đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (mẫu Phụ lục I-2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

(2) Điều lệ Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu hoặc Điều lệ của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu;

(3) Bản sao các giấy tờ sau đây:

a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

b) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.

Đối với chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

(4) Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực;

Hồ sơ đăng ký đối với Công ty cổ phần

(1) Giấy đề nghị đăng ký công ty cổ phần (mẫu Phụ lục I-4 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

(2) Điều lệ Công ty cổ phần;

(3) Danh sách cổ đông sáng lập (mẫu Phụ lục I-7 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

(4) Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (mẫu Phụ lục I-8 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

(5) Bản sao các giấy tờ sau đây:

- Giấy tờ pháp lý của cá nhân (thẻ Căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác) đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.

- Giấy tờ pháp lý của tổ chức (Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương khác) đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền;

Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

(6) Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

4. Cơ quan nào có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?

Theo quy định tại Điều 14, 15 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì cơ quan có thẩm quyền cấp, thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.

5. Thời gian cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là bao lâu?

Theo điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 thì thời gian cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Cụ thể, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn này. Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan này sẽ thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ về các nội dung cần sửa đổi hoặc bổ sung trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ.

Nếu quá thời hạn 03 ngày mà không nhận được Giấy chứng nhận hoặc thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ, người nộp hồ sơ có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

6. Quy trình cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp diễn ra như thế nào?

Quy trình cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm:

• Đơn đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định).
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc danh sách cổ đông (đối với công ty cổ phần).
• Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật.
• Các tài liệu khác tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và ngành nghề đăng ký.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp trực tuyến.

Bước 3: Xem xét hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp về các nội dung cần sửa đổi hoặc bổ sung.

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận

Khi hồ sơ được chấp thuận, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được cấp cho doanh nghiệp. Giấy chứng nhận này có giá trị pháp lý kể từ ngày cấp.

Bước 5: Thông báo hoạt động kinh doanh

Doanh nghiệp có quyền hoạt động kinh doanh kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện.

*Lưu ý: Doanh nghiệp cần nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí

7. Chi phí cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là bao nhiêu?

Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC quy định về mức thu lệ phí đăng ký doanh nghiệp thì chi phí cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện nay là 50.000 đồng cho mỗi lần yêu cầu. Mức lệ phí này áp dụng cho các trường hợp như:

• Cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Cấp mới, cấp lại, thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngoài ra, còn có một số loại phí khác liên quan đến cung cấp thông tin doanh nghiệp, ví dụ như phí cung cấp thông tin Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 20.000 đồng/bản.

8. Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?

Mỗi doanh nghiệp sẽ được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.
Cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do cơ quan hành chính công của nhà nước cấp phép. Cụ thể là phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT.

Có được cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi bị mất?

Doanh nghiệp được cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp giấy tờ này bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác. Đồng thời, doanh nghiệp phải nộp lệ phí theo quy định của pháp luật để được cấp lại giấy.