TÁI CẤU TRÚC NHÂN SỰ

Luật sư Doanh nghiệp

Nhân sự là một trong số các tài sản quý và thể hiện bản sắc riêng của mỗi doanh nghiệp, là nhân tố quan trọng góp phần vào sự thành bại của mỗi doanh nghiệp (DN). Khi hệ thống nhân sự bất ổn, cần phải củng cố để có nguồn nhân lực giúp DN phát triển bền vững, thì đó là lúc DN nên phải tiến hành việc tái cấu trúc. Tái cấu trúc nhân sự không đơn thuần chỉ là cắt giảm hay bổ sung, điều động hay thuyên chuyển, mà gốc rễ là sự thay đổi về chất lượng nguồn nhân lực và phương pháp quản trị nhân sự.

Văn phòng Luật sư Phong & Partners sẽ giới thiệu những vấn đề về tái cấu trúc nhân sự để giải đáp sự quan tâm của Quý Doanh nghiệp trong vấn đề này.

1. Tái cấu trúc nhân sự là gì?

Nhân sự là một yếu tố quan trọng trong quá trình hoạt động của DN, tái cấu trúc nhân sự là việc DN thông qua quá trình rà soát và hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ, tiến hành điều chỉnh phân cấp phân quyền, thiết lập lại hệ thống mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc; từ đó đánh giá và bố trí sắp xếp lại nhân sự, điều chỉnh các chính sách quản trị nguồn nhân lực mới phù hợp, làm cơ sở để đổi mới quản trị nguồn nhân lực, cho phép DN nâng cao chất lượng hệ thống quản lý và chất lượng nguồn nhân lực nhằm thực hiện những mục tiêu đề ra trong những điều kiện, hoàn cảnh luôn thay đổi của DN.

2. Thiết lập phương án tái cấu trúc

Sau khi xác định được các vấn đề mà DN đang gặp phải cũng như đánh giá chính xác năng lực và mức độ phù hợp công việc của nhân viên, DN sẽ tiến hành lập các phương án tái cơ cấu. Phương án này có thể bao gồm:

Cắt giảm nhân sự không phù hợp;
Bổ sung những vị trí quan trọng;
Phân bổ lại nguồn nhân lực trong DN.

3. Triển khai thực hiện

Bước 1: Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông của DN sẽ ban hành quyết định chấp thuận việc tái cấu trúc

Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông của DN sẽ ban hành quyết định chấp thuận việc tái cấu trúc.

Nội dung quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông của DN phải thể hiện chi tiết và đề cập rõ căn cứ pháp lý của việc tái cấu trúc, chấp thuận việc tái cấu trúc và chấm dứt hợp đồng lao động với NLĐ dôi thừa.

Bước 2: Chủ tịch Hội đồng quản trị/Chủ tịch Hội đồng thành viên/Chủ DN (tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức quy định tại Điều lệ của DN) phải triệu tập cuộc họp và ban hành quyết định hoặc nghị quyết về tái cấu trúc

Căn cứ theo sự chấp thuận của chủ sở hữu về việc tái cấu trúc, Chủ tịch Hội đồng quản trị/Chủ tịch Hội đồng thành viên/Chủ DN sẽ tiến hành một cuộc họp và thông qua nghị quyết hoặc quyết định chấp thuận việc tái cấu trúc và chỉ định việc tiến hành tái cấu trúc cho người đại diện theo pháp luật của DN.

Bước 3: Người đại diện pháp luật của DN ban hành quyết định về việc thực hiện việc tái cấu trúc

Tổng giám đốc hoặc Giám đốc (tùy theo cơ cấu tổ chức theo quy định tại Điều lệ của DN) có trách nhiệm tổ chức việc thực hiện nghị quyết hoặc quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị/Chủ tịch Hội đồng thành viên/Chủ DN. Theo đó, căn cứ theo nghị quyết hoặc quyết định được ban hành ở Bước 2, Tổng giám đốc/Giám đốc được đăng ký trong giấy chứng nhận đăng ký DN mới nhất của DN sẽ ban hành quyết định về việc thực hiện việc tái cấu trúc.

Bước 4: DN lập danh sách những NLĐ sẽ được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng và tiến hành việc đào tạo (nếu có)

Nếu có bất kỳ một vị trí trống nào trong DN cho bất kì cấp bậc nào (kể cả cấp bậc quản lý), DN phải đào tạo lại tất cả những NLĐ dôi thừa cho các vị trí đó.

Danh sách những NLĐ dôi thừa được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng theo đây phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật của DN và được ban hành cùng với chương trình đào tạo. Vì danh sách này là một phần không tách rời của phương án sử dụng lao động của DN nên danh sách này cũng phải được tất cả các thành viên của Ban Chấp Hành Công đoàn cơ sở của DN ký. Trường hợp DN không có bất kỳ vị trí trống hoặc ý định đào tạo lại những NLĐ dôi thừa để tiếp tục sử dụng, DN không bắt buộc phải tổ chức đào tạo.

Bước 5: DN lập kế hoạch sử dụng lao động với sự tham gia của BCH Công đoàn cơ sở

Căn cứ theo kết quả đánh giá đào tạo và sau khi phân công những NLĐ thích hợp vào (các) vị trí trống (nếu có) ở Bước 4, DN sẽ tổng hợp những NLĐ dôi thừa còn lại và lập một danh sách khác về phương án sử dụng lao động. Việc lập và ban hành phương án sử dụng lao động phải có sự tham gia của Công đoàn cơ sở.

Bước 6: DN trao đổi với BCH Công đoàn cơ sở về việc tái cấu trúc trước khi thông báo cho cơ quan quản lý lao động địa phương

Trường hợp vẫn còn hai hoặc nhiều hơn những NLĐ dôi thừa từ chối thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ và DN vẫn tiếp tục thực hiện việc tái cấu trúc, DN phải trao đổi với BCH Công đoàn cơ sở thông qua một cuộc họp giữa các bên về việc tái cấu trúc và chấm dứt HĐLĐ với những NLĐ dôi thừa.

Bước 7: DN thông báo đến cơ quan quản lý lao động địa phương về việc tái cấu trúc

Trong trường hợp số lượng những NLĐ dôi thừa bị mất việc do tổ chức lại lao động là 02 người trở lên, DN phải trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên và phải gửi thông báo bằng văn bản trước 30 ngày về việc tái cấu trúc cho cơ quan quản lý lao động địa phương nơi DN có trụ sở chính trước khi ban hành quyết định chấm dứt HĐLĐ với những NLĐ dôi thừa.

DN được phép thực hiện các bước tiếp theo sau 30 ngày tính từ ngày các cơ quan quản lý lao động địa phương nhận được thông báo của DN, với điều kiện các cơ quan này không có bất kỳ phản đối hoặc nghi vấn gì đối với việc tái cấu trúc.

Bước 8: DN thông báo cho những NLĐ về việc tái cấu trúc trước khi chấm dứt HĐLĐ

Người đại diện theo pháp luật của DN thông báo chính thức về việc tái cấu trúc trong cuộc họp với sự tham gia của những NLĐ dôi thừa, đồng thời gửi thông báo trước bằng văn bản về việc chấm dứt HĐLĐ cho những NLĐ dôi thừa.

Bước 9: DN ban hành quyết định chấm dứt HĐLĐ với những NLĐ dôi thừa

Người đại diện theo pháp luật của DN sẽ ban hành quyết định chấm dứt HĐLĐ với từng NLĐ dôi thừa.

DN vẫn phải chịu trách nhiệm đối với quyết định cho thôi việc những NLĐ dôi thừa dù trong trường hợp cơ quan quản lý lao động địa phương không phản đối việc tái cấu trúc tại Bước 7 nêu trên.

Bước 10: DN hoàn thành việc thanh toán và thực hiện các nghĩa vụ khác với NLĐ dôi thừa

Trong trường hợp chấm dứt HĐLĐ với những NLĐ dôi thừa, DN phải hoàn thành nghĩa vụ thanh toán và các nghĩa vụ khác đối với những NLĐ dôi thừa trong vòng 30 ngày kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ bao gồm: tiền lương chưa trả tính đến ngày chấm dứt HĐLĐ; tổng số tiền tương đương với ngày nghỉ phép hằng năm chưa sử dụng (nếu có); trợ cấp mất việc làm; và những khoản phải thanh toán khác (như tiền thưởng cuối năm).

4. Những nội dung thường gặp khi tái cấu trúc nhân sự

a. Tái cấu trúc nhân sự cơ bản:

Định biên nhân sự;
Giải quyết lao động dư thừa;
Tái tạo động lực làm việc cho nhân viên;
Khảo sát, đánh giá mô hình cấu trúc nhân sự hiện tại (hợp lý, bất hợp lý);
Xây dựng hệ thống bảng mô tả công việc;
Xây dựng quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự của DN;
Xây dựng quy trình đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng công tác của cán bộ, nhân viên trong DN;
Xác định trách nhiệm quyền hạn của từng phòng ban, mô tả công việc cho từng cá nhân;
Xây dựng, đánh giá bổ sung hệ thống quản lý tổng thế (nội quy, quy định, quy chế, thủ tục, biểu mẫu);
Tập huấn triển khai kế hoạch theo chu kỳ cho nhân sự.

b. Tái cấu trúc nhân sự chuyên sâu:

Bên cạnh những công việc của tái cấu trúc DN cơ bản, còn phải giải quyết các vấn đề như: