1. Cấp đổi Giấy chứng nhận là gì?

Cấp đổi Giấy chứng nhận là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi Giấy chứng nhận đã cấp và cấp Giấy chứng nhận mới, trong trường hợp không làm thay đổi quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

Lưu ý phân biệt:

+ Cấp mới: lần đầu được cấp sổ

+ Cấp lại: sổ bị mất

+ Cấp đổi: sổ cũ còn nhưng cần đổi sang sổ mới do thay đổi thông tin, hình thức

2. Các trường hợp được cấp đổi sổ đỏ

Kể từ ngày 01/7/2025, thời điểm Nghị định số 151/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, pháp luật đất đai đã bổ sung thêm nhiều trường hợp được thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ) so với quy định trước đây.

Cụ thể, căn cứ Mục 7 Phần V Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận đã cấp (cấp đổi Sổ đỏ) được áp dụng đối với các trường hợp sau:

- Người sử dụng đất có nhu cầu đổi Giấy chứng nhận đã được cấp trước ngày 01/8/2024 sang Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo mẫu hiện hành.

- Giấy chứng nhận đã cấp bị ố, nhòe, rách, hư hỏng, không bảo đảm giá trị sử dụng hoặc gây khó khăn trong quản lý, giao dịch.

- Giấy chứng nhận đã được cấp chung cho nhiều thửa đất, nay người sử dụng đất có nhu cầu cấp riêng Giấy chứng nhận cho từng thửa đất; đồng thời bao gồm các trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận theo quy định tại Mục 7 Phần XV – Phần C: Trình tự, thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP.

- Mục đích sử dụng đất ghi trên Giấy chứng nhận đã cấp không còn phù hợp, do:

+ Được xác định theo quy định pháp luật đất đai tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận trước đây;

+ Khác với phân loại đất theo Điều 9 Luật Đất đai 2024 và các quy định chi tiết tại Nghị định của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Đất đai 2024.

- Vị trí thửa đất ghi trên Giấy chứng nhận đã cấp không chính xác so với vị trí sử dụng đất thực tế tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận.

- Quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là tài sản chung của vợ chồng, nhưng Giấy chứng nhận đã cấp chỉ ghi họ, tên của vợ hoặc của chồng, nay có yêu cầu cấp đổi Giấy chứng nhận để ghi đầy đủ họ, tên của cả vợ và chồng.

- Giấy chứng nhận đã cấp đứng tên hộ gia đình, nay các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình có yêu cầu cấp đổi Giấy chứng nhận để ghi đầy đủ tên các thành viên có chung quyền sử dụng đất theo quy định pháp luật.

- Thay đổi kích thước các cạnh, diện tích hoặc số hiệu thửa đất do thực hiện đo đạc lập bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất, trong trường hợp ranh giới thửa đất không thay đổi.

3. Hồ sơ cấp đổi Giấy chứng nhận gồm những gì?

Người sử dụng đất chuẩn bị 01 bộ hồ sơ cấp đổi Sổ đỏ, bao gồm các giấy tờ sau:

- Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP.

Trường hợp hộ gia đình có yêu cầu ghi đầy đủ tên các thành viên có chung quyền sử dụng đất, trong đơn đăng ký phải thể hiện đầy đủ thông tin của các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình theo quy định.

- Bản gốc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (Sổ đỏ) đã được cấp.

- Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất (nếu có), áp dụng trong các trường hợp:

+ Thực hiện trích đo địa chính thửa đất mà ranh giới thửa đất không thay đổi; hoặc

+ Cấp đổi Giấy chứng nhận khi người sử dụng đất có nhu cầu đo đạc để xác định lại kích thước các cạnh, diện tích thửa đất.

Mẫu số 18 tải tại đây:

4. Trình tự, thủ tục cấp đổi sổ đỏ

Theo quy định pháp luật hiện hành, thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (Sổ đỏ) được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị cấp đổi Sổ đỏ

Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nộp hồ sơ đăng ký cấp đổi Sổ đỏ tại một trong các cơ quan có thẩm quyền trên địa bàn cấp tỉnh, gồm:

+ Trung tâm Phục vụ hành chính công;

+ Văn phòng đăng ký đất đai;

+ Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Khi nộp hồ sơ, người yêu cầu đăng ký được lựa chọn một trong các hình thức sau:

+ Nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để cán bộ tiếp nhận đối chiếu;

+ Nộp bản chính giấy tờ;

+ Nộp bản sao đã được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật.

+ Trường hợp thực hiện thủ tục cấp đổi Sổ đỏ trực tuyến, hồ sơ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao đã được công chứng, chứng thực.

Lưu ý: Khi nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính, người yêu cầu đăng ký phải nộp bản chính các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ theo quy định (nếu trước đó chỉ nộp bản sao hoặc bản số hóa).

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm:

- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để người dân thực hiện theo đúng quy định.

- Nếu hồ sơ được nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, cơ quan này sẽ chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để tiếp tục giải quyết.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ và cấp đổi Giấy chứng nhận

Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc sau:

+ Trường hợp cấp đổi Sổ đỏ để ghi đầy đủ họ tên vợ và chồng: Cơ quan đăng ký đất đai khai thác thông tin về tình trạng hôn nhân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Nếu không khai thác được thông tin, người sử dụng đất phải nộp bản sao Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ hợp pháp khác chứng minh tình trạng hôn nhân.

+ Trường hợp vị trí thửa đất trên Sổ đỏ đã cấp không chính xác so với thực tế: Thực hiện kiểm tra thực địa, đối chiếu với hồ sơ đã cấp để xác định đúng vị trí thửa đất.

+ Trường hợp người sử dụng đất có nhu cầu xác định lại diện tích, kích thước thửa đất: Thực hiện kiểm tra, ký duyệt mảnh trích đo bản đồ địa chính.

+ Trường hợp chưa có bản đồ địa chính hoặc bản đồ địa chính bị hư hỏng: Thực hiện trích lục hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất để làm cơ sở cấp đổi hoặc cấp mới Giấy chứng nhận theo quy định.

+ Xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai (nếu có): Gửi Phiếu chuyển thông tin theo Mẫu số 19 ban hành kèm Nghị định 151/2025/NĐ-CP đến cơ quan thuế để xác định và thông báo các khoản phải nộp.

+ Chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.

+ Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới; trao trực tiếp cho người được cấp hoặc chuyển về cơ quan tiếp nhận hồ sơ để trả kết quả.

5. Thời hạn giải quyết cấp đổi Giấy chứng nhận

Căn cứ theo Tiểu mục 6 Mục B Phần 2 Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 2304/QĐ-BNNMT năm 2025 quy định về thời hạn giải quyết thủ tục cấp đổi sổ đỏ từ 1/7/2025 như sau:

- Không quá 05 ngày làm việc, tại các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn thì thời gian thực hiện không quá 10 ngày làm việc đối với các trường hợp sau:

+ Người sử dụng đất có nhu cầu đổi Giấy chứng nhận đã cấp trước ngày 01 tháng 8 năm 2024 sang Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

+ Giấy chứng nhận đã cấp bị ố, nhòe, rách, hư hỏng.

+ Giấy chứng nhận đã cấp chung cho nhiều thửa đất mà thực hiện cấp riêng cho từng thửa đất theo nhu cầu của người sử dụng đất và trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đối với trường hợp có nhiều thửa đất cấp chung 01 Giấy chứng nhận mà có một hoặc một số thửa đất thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận.

+ Mục đích sử dụng đất ghi trên Giấy chứng nhận đã cấp theo quy định của pháp luật về đất đai tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận đã cấp khác với mục đích sử dụng đất theo phân loại đất quy định tại Điều 9 của Luật Đất đai và quy định tại Nghị định 102/2024/NĐ-CP.

+ Vị trí thửa đất trên Giấy chứng nhận đã cấp không chính xác so với vị trí thực tế sử dụng đất tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận đã cấp.

+ Quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là tài sản chung của vợ và chồng mà Giấy chứng nhận đã cấp chỉ ghi họ, tên của vợ hoặc của chồng, nay có yêu cầu cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất để ghi cả họ, tên vợ và họ, tên chồng.

+ Giấy chứng nhận đã cấp ghi tên hộ gia đình, nay các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình đó có yêu cầu cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất để ghi đầy đủ tên thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình.

- Không quá 10 ngày làm việc đối với trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận do thay đổi kích thước các cạnh, diện tích, số hiệu của thửa đất do đo đạc lập bản đồ địa chính, trích đo địa chính thửa đất mà ranh giới thửa đất không thay đổi.

Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn thì thời gian thực hiện không quá 10 ngày làm việc.

- Trường hợp cấp đổi đồng loạt cho nhiều người sử dụng đất do đo đạc lập bản đồ địa chính thì thời gian thực hiện theo dự án đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

6. Các câu hỏi liên quan

- Từ 01/7/2025 có bắt buộc phải đổi sang Sổ đỏ mẫu mới không? Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Người dân chỉ phải đổi Sổ đỏ mẫu mới khi thuộc các trường hợp bắt buộc theo quy định pháp luật (Sổ hư hỏng, sai thông tin, thay đổi diện tích, mục đích sử dụng đất…).

- Sổ đỏ cũ cấp trước ngày 01/8/2024 có còn giá trị pháp lý không?  Có. Sổ đỏ được cấp trước ngày 01/8/2024 vẫn có giá trị pháp lý đầy đủ và được tiếp tục sử dụng, trừ trường hợp người sử dụng đất có nhu cầu đổi sang mẫu mới hoặc thuộc diện bắt buộc phải cấp đổi.

- Khi sang tên chuyển nhượng đất, có bắt buộc đổi sang Sổ đỏ mẫu mới không? Không.

Nếu Sổ đỏ còn nguyên vẹn, không rách, nát, không sai thông tin, thì không bắt buộc phải đổi sang Sổ đỏ mẫu mới khi thực hiện thủ tục chuyển nhượng, sang tên. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu người dân đổi Sổ đỏ mẫu mới, trừ khi người dân tự nguyện có nhu cầu.

- Những trường hợp nào được cấp đổi Sổ đỏ từ 01/7/2025? Gồm các trường hợp phổ biến như:

+ Đổi Sổ cấp trước 01/8/2024 sang mẫu mới;

+ Sổ bị ố, nhòe, rách, hư hỏng;

+ Sổ cấp chung nhiều thửa đất, nay tách cấp riêng;

+ Sai mục đích sử dụng đất, sai vị trí thửa đất;

+ Bổ sung tên vợ – chồng hoặc các thành viên hộ gia đình;

+ Thay đổi diện tích, kích thước, số hiệu thửa đất do đo đạc.

- Thời hạn giải quyết thủ tục cấp đổi Sổ đỏ là bao lâu? Thông thường:

+ Không quá 05 ngày làm việc đối với các trường hợp cấp đổi thông thường;

+ Không quá 10 ngày làm việc nếu có đo đạc lại diện tích thửa đất;

+ Không quá 10 ngày làm việc tại vùng miền núi, hải đảo, vùng khó khăn;

+ Theo tiến độ dự án nếu cấp đổi đồng loạt.

- Thời gian người dân đi nộp tiền có tính vào thời hạn giải quyết không? Không. Thời hạn giải quyết không tính thời gian:

+ Người dân thực hiện nghĩa vụ tài chính;

+ Bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu;

+ Thời gian trưng cầu đo đạc theo quy định khác.

- Cấp đổi Sổ đỏ có phải nộp lệ phí không? Có thể có, tùy từng trường hợp, gồm:

+ Lệ phí cấp đổi Giấy chứng nhận;

+ Chi phí đo đạc, trích đo địa chính (nếu có);

+ Nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của địa phương.

- Có thể nộp hồ sơ cấp đổi Sổ đỏ online không? Có, tại các địa phương đã triển khai dịch vụ công trực tuyến về đất đai. Hồ sơ nộp online phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao đã công chứng, chứng thực.

- Không đổi Sổ đỏ mẫu mới có bị xử phạt không? Không. Pháp luật không quy định xử phạt đối với trường hợp người dân không đổi Sổ đỏ mẫu mới, nếu không thuộc diện bắt buộc.