1. Giấy phép lao động là gì?

Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa có định nghĩa cho giấy phép lao động. Tuy nhiên, hiểu một cách đơn giản thì giấy phép lao động là giấy tờ pháp lý do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho người nước ngoài để họ được phép làm việc tại Việt Nam một cách hợp pháp.

Người nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam bắt buộc phải có giấy phép lao động, trừ một số trường hợp người nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động (được miễn giấy phép lao động) theo quy định.

2. Các trường hợp phải cấp lại giấy phép lao động đối với người nước ngoài

Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định các trường hợp cấp lại giấy phép lao động bao gồm:

• Giấy phép lao động còn thời hạn bị mất hoặc bị hư hỏng không sử dụng được.
• Thay đổi một trong các nội dung ghi trong giấy phép lao động còn thời hạn:

• Họ và tên;
• Quốc tịch;
• Số hộ chiếu;
• Đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.

3. Đối tượng thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài 

Tại Quyết định 886/QĐ-BNV quy định đối tượng thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài: Người sử dụng lao động.

4. Thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại

Điều 26 Nghị định 219 quy định thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại bằng thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp trừ đi thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại giấy phép lao động.

Thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây nhưng không quá 02 năm:

• Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết;
• Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam;
• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài, giữa các đối tác Việt Nam;
• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài;
• Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
• Thời hạn đã được xác định trong giấy phép kinh doanh, thành lập, hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;
• Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó;
• Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam;
• Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài theo thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
• Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài theo thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết.

5. Hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động đối với người nước ngoài

(1) Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực các giấy tờ:

• Giấy tờ trong hồ sơ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ khi:

• Được miễn hợp ph áp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước liên quan đều là thành viên,
• Hoặc theo nguyên tắc có đi có lại,
• Hoặc theo quy định khác của pháp luật Việt Nam.

• Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

• Trường hợp là bản sao, phải được chứng thực từ bản gốc trước, rồi mới dịch và chứng thực bản dịch theo quy định pháp luật.

(2) Thành phần hồ sơ

• Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
• 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).

6. Quy trình thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài 

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.

Bước 2: Giải quyết hồ sơ

Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy phép lao động.

Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Trường hợp không cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

7. Lệ phí cấp lại giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài

Theo Khoản 4 Điều 3 Thông tư số 85/2019/TT-BTC và Thông tư 106/2021/TT-BTC, lệ phí xin cấp lại giấy phép lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc đơn vị được ủy quyền quy định như sau:

8. Câu hỏi liên quan

(1) Mất giấy phép lao động khi đang ở nước ngoài thì phải làm sao?

Trong trường hợp này, người lao động cần phải thông báo ngay lập tức cho công ty sử dụng lao động tại Việt Nam. Công ty sẽ là đơn vị chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ và thay mặt người lao động thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động.

(2) Phân biệt cấp lại, gia hạn và cấp mới giấy phép lao động