1. Xử lý kỷ luật lao động là gì? Các hình thức xử lý kỷ luật lao động?

Điều 117 Bộ luật lao động 2019 định nghĩa: “Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định.”.

Như vậy, xử lý kỷ luật lao động là việc người sử dụng lao động áp dụng các hình thức kỷ luật theo quy định pháp luật và nội quy lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động, nhằm đảm bảo trật tự, kỷ cương trong doanh nghiệp và nâng cao ý thức tuân thủ của người lao động.

Căn cứ Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, có 04 hình thức xử lý kỷ luật lao động, bao gồm:

• Khiển trách;
• Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng;
• Cách chức;
• Sa thải.

Trong đó, sa thải là hình thức xử lý kỷ luật lao động nghiêm khắc nhất, dẫn đến việc chấm dứt quan hệ lao động. Vì vậy, pháp luật quy định rất chặt chẽ và chỉ cho phép áp dụng hình thức kỷ luật lao động sa thải khi người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

• Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc;
• Người lao động có hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động;
• Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật. Tái phạm là trường hợp người lao động lặp lại hành vi vi phạm đã bị xử lý kỷ luật mà chưa được xóa kỷ luật theo quy định tại Điều 126 của Bộ luật lao động 2019;
• Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng. Trường hợp được coi là có lý do chính đáng bao gồm thiên tai, hỏa hoạn, bản thân, thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền và trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động.

2. Các nguyên tắc phải tuân thủ khi xử lý kỷ luật lao động

Khi xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động cần đảm bảo việc xử lý kỷ luật lao động không được:

• Xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động;
• Phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động;
• Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không có quy định.

Bên cạnh các hình vi bị nghiêm cấm ở trên, người lao động còn cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau khi xử lý kỷ luật lao động:

Thứ nhất, chỉ được xử lý kỷ luật lao động khi:

• Người sử dụng lao động chứng minh được lỗi của người lao động;
• Có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên;
• Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật;
• Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản.

Thứ hai, không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động;

Thứ ba, khi một người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.

Các nguyên tắc này không chỉ mang tính hình thức mà nhằm đảm bảo tính hợp pháp, công bằng và minh bạch trong toàn bộ quá trình xử lý kỷ luật lao động. Ví dụ, việc yêu cầu chứng minh lỗi, có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động và đảm bảo quyền bào chữa giúp tránh tình trạng xử lý cảm tính, một chiều từ phía doanh nghiệp. Như vậy, các nguyên tắc này đóng vai trò là “hàng rào pháp lý” giúp cân bằng lợi ích giữa người sử dụng lao động và người lao động, đồng thời giảm thiểu rủi ro tranh chấp và đảm bảo tính bền vững trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp.

3. Trường hợp nào không được xử lý kỷ luật lao động?

Bên cạnh việc phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản, pháp luật lao động còn quy định rõ các trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động trong những tình huống đặc biệt. Cụ thể, Điều 112 Bộ luật lao động 2019 quy định người sử dụng lao động không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian sau đây:

• Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động;
• Đang bị tạm giữ, tạm giam;
• Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 125 của Bộ luật này;
• Người lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Ngoài ra, người sử dụng lao động cũng không xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động vi phạm kỷ luật lao động trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình.

Quy định này nhằm đảm bảo tính nhân đạo và công bằng trong quan hệ lao động, khi người lao động đang ở trong những hoàn cảnh đặc biệt không đủ điều kiện về thể chất hoặc tinh thần để tự bảo vệ quyền lợi của mình. Đồng thời, việc tạm hoãn hoặc không xử lý kỷ luật trong các trường hợp này cũng giúp đảm bảo tính khách quan, chính xác trong việc xác định hành vi vi phạm, tránh việc doanh nghiệp đưa ra quyết định vội vàng, thiếu căn cứ.

4. Trình tự xử lý kỷ luật lao động đúng pháp luật

Căn cứ Điều 122 Bộ luật lao động 2019, Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc xử lý kỷ luật lao động của người sử dụng lao động cần được thực hiện theo trình tự, thủ tục sau đây:

Bước 1: Xác định và chứng minh hành vi vi phạm của người lao động

Người sử dụng lao động cần thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của của người lao động liên quan đến hành vi vi phạm kỷ luật của người lao động.

• Trường hợp phát hiện vi phạm tại thời điểm xảy ra hành vi: Người sử dụng lao động cần tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi.
• Trường hợp phát hiện vi phạm sau thời điểm xảy ra hành vi: Người sử dụng lao động cần tiến hành thu thập, xác minh chứng cứ để làm rõ lỗi của người lao động trước khi thực hiện các bước tiếp theo của quy trình xử lý kỷ luật.

Lưu ý: Người sử dụng lao động có quyền tạm đình chỉ công việc của người lao động khi vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp nếu xét thấy để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh. Thời hạn tạm đình chỉ công việc không được quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt không được quá 90 ngày.

Việc tạm đình chỉ công việc của người lao động chỉ được thực hiện sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc là thành viên.

 Bước 2: Thông báo triệu tập họp xử lý kỷ luật lao động

Người sử dụng lao động cần tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động trong thời hiệu 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm. Trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 12 tháng.

Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động phải thông báo về việc tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động đến các thành phần dự họp, bao gồm tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và người lao động vi phạm, cùng người đại diện của người lao động vi phạm (nếu có).

Nội dung thông báo phải bao gồm: thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp, họ tên người bị xử lý kỷ luật và hành vi vi phạm.

Bước 3: Xác nhận tham dự từ các thành phần liên quan

Các bên nhận được thông báo phải xác nhận tham dự cuộc họp. Trường hợp không thể tham dự vì lý do thời gian, địa điểm thì các bên có thể thỏa thuận thay đổi. Nếu không thỏa thuận được thì người sử dụng lao động quyết định thời gian, địa điểm họp.

Bước 4: Tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

Người sử dụng lao động tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động theo thời gian, địa điểm đã thông báo.

Cuộc họp vẫn sẽ được tiến hành trong trường hợp một trong các bên không xác nhận tham dự cuộc họp hoặc vắng mặt.

Bước 5: Lập biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp.

Trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.

Bước 6: Ra quyết định xử lý kỷ luật

Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động của người sử dụng lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động trong thời hiệu quy định và gửi quyết định này đến các thành phần dự họp (bao gồm cả người vắng mặt tại cuộc họp).

5. Mức phạt khi doanh nghiệp xử lý kỷ luật lao động không đúng pháp luật

Nếu không tuân thủ các nguyên tắc, trình tự, thủ tục khi xử lý kỷ luật lao động như trên, thì căn cứ theo Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt như sau:

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

• Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật;
• Tạm đình chỉ công việc quá thời hạn theo quy định của pháp luật;
• Trước khi đình chỉ công việc của người lao động, người sử dụng lao động không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc làm thành viên.

Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

• Xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín hoặc nhân phẩm của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
• Dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động;
• Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không quy định;
• Áp dụng nhiều hình thức kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động;
• Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian sau đây: nghỉ ốm đau; nghỉ điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động; đang bị tạm giữ; đang bị tạm giam; đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra, xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 125 của Bộ luật lao động 2019.

Bên cạnh phạt tiền, người sử dụng lao động còn có thể bị áp dụng thêm các biện pháp khắc phục hậu quả sau:

• Buộc nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương theo hợp đồng lao động cho người lao động tương ứng với những ngày nghỉ việc khi người sử dụng lao động áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải: (i) Không đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu theo quy định hoặc; (ii) Hành vi vi phạm của người lao động không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không quy định;
• Phải trả đủ tiền lương những ngày tạm đình chỉ công việc đối với người lao động khi: (i) Tạm đình chỉ công việc quá thời hạn hoặc; (ii) Trước khi đình chỉ công việc của người lao động, người sử dụng lao động không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc làm thành viên;
• Xin lỗi công khai đối với người lao động và trả toàn bộ chi phí điều trị, tiền lương cho người lao động trong thời gian điều trị nếu việc xử lý kỷ luật lao động có xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín hoặc nhân phẩm của người lao động gây tổn thương về thân thể người lao động đến mức phải điều trị tại cơ sở y tế;
• Phải trả lại khoản tiền đã thu hoặc trả đủ tiền lương cho người lao động đối với hành vi phạt tiền hoặc cắt lương của người lao động thay việc xử lý kỷ luật lao động.

6. Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến xử lý kỷ luật lao động

6.1. Người lao động có được nhận lương trong thời gian tạm đình chỉ để chứng minh hành vi vi phạm kỷ luật lao động?

Câu trả lời là có.

Căn cứ Điều 128 Bộ luật Lao động 2019, trong thời gian bị tạm đình chỉ công việc, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc. Hết thời hạn tạm đình chỉ, người sử dụng lao động có trách nhiệm nhận người lao động trở lại làm việc theo quy định.

Trường hợp người lao động bị xử lý kỷ luật lao động, người lao động cũng không phải hoàn trả khoản tiền lương đã được tạm ứng. Ngược lại, nếu người lao động không bị xử lý kỷ luật, người sử dụng lao động phải trả đủ tiền lương cho toàn bộ thời gian người lao động bị tạm đình chỉ công việc.

6.2. Có được xử lý kỷ luật lao động hình thức sa thải khi nhân viên không hoàn thành KPI không?

Câu trả lời là không.

Nhân viên không hoàn thành KPI không phải là một trong các căn cứ để xử lý kỷ luật lao động sa thải, do đó người sử dụng lao động không thể áp dụng hình thức xử lý kỷ luật này.

Trường hợp người sử dụng lao động muốn xem xét hành vi này làm căn cứ đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, vui lòng xem chi tiết tại bài viết theo đường link dưới đây:

https://phong-partners.com/co-duoc-cham-dut-hop-dong-lao-dong-khi-nguoi-lao-dong-khong-hoan-thanh-kpi

6.3. Người lao động đã bị xử lý kỷ luật lao động, sau đó có được xóa kỷ luật lao động không?

Câu trả lời là có.

Theo quy định tại Điều 126 Bộ luật Lao động 2019, người lao động sau khi bị xử lý kỷ luật sẽ được xóa kỷ luật nếu đáp ứng các điều kiện nhất định.

Cụ thể, người lao động bị khiển trách sẽ được đương nhiên xóa kỷ luật sau 03 tháng, bị kéo dài thời hạn nâng lương sẽ được xóa kỷ luật sau 06 tháng, và bị cách chức sẽ được xóa kỷ luật sau 03 năm, kể từ ngày bị xử lý, với điều kiện không tiếp tục vi phạm. Ngoài ra, đối với trường hợp bị kéo dài thời hạn nâng lương, nếu người lao động đã chấp hành được một nửa thời gian và có sự sửa chữa tiến bộ thì có thể được người sử dụng lao động xem xét giảm thời hạn kỷ luật.