Mục lục bài viết:
1. Giấy phép lao động là gì?
Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa có định nghĩa cho giấy phép lao động. Tuy nhiên, hiểu một cách đơn giản thì giấy phép lao động là giấy tờ pháp lý do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho người nước ngoài để họ được phép làm việc tại Việt Nam một cách hợp pháp.
Người nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam bắt buộc phải có giấy phép lao động, trừ một số trường hợp người nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động (được miễn giấy phép lao động) theo quy định.
2. Khi nào cần phải gia hạn giấy phép lao động tại Việt Nam?
Thời hạn của giấy phép lao động được ghi rõ trên giấy phép lao động được cấp, nhưng tối đa không quá 02 năm. Như vậy, nếu doanh nghiệp, tổ chức Việt Nam vẫn có nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài sau thời hạn cho phép thì phải thực hiện gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài đó.
Việc gia hạn phải được thực hiện trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động. (Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
3. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
Theo hướng dẫn tại Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động gồm:
1. Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động (theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định), kèm theo hình ảnh văn bản thông báo tuyển dụng đã đăng tải.
2. Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.
3. 02 ảnh màu (4x6cm, nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
4. Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
5. Hộ chiếu còn thời hạn.
6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài, trừ trường hợp người lao động nước ngoài làm việc tại các vị trí công việc theo Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động, là một trong các loại giấy tờ sau:
- Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết: đối với trường hợp làm việc theo hình thức thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội hoặc tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam.
- Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ: đối với trường hợp làm việc theo hình thức chào bán dịch vụ.
- Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc: đối với trường hợp người lao động nước ngoài được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc, trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.
- Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý: đối với trường hợp người lao động nước ngoài là Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng.
- Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam: đối với người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài: đối với người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức là nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
4. Trình tự, thủ tục gia hạn giấy phép lao động
Bước 1: Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam
Trước ít nhất 05 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ, người sử dụng lao động phải đăng thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển dụng người lao động nước ngoài.
Thông báo tuyển dụng gồm các thông tin cơ bản sau: Vị trí công việc (cụ thể, lĩnh vực làm việc); hình thức làm việc; địa điểm làm việc; thời hạn làm việc; trình độ chuyên môn kỹ thuật (nếu có)
Người sử dụng lao động sau đó nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài nếu không tuyển được lao động Việt Nam.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Người sử dụng lao động chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ như đã nêu tại Mục 3 bài viết này
Lưu ý: Các giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo quy định của pháp luật. Giấy tờ này sau đó phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định. Trường hợp giấy tờ là bản sao thì phải được chứng thực với bản gốc trước khi dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định.
Bước 3: Nộp hồ sơ
Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.
Lưu ý: Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì nộp hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính.
Người sử dụng lao động có thể chọn nộp hồ sơ bằng một trong các phương thức sau:
- Trực tiếp
- Thông qua dịch vụ bưu chính
- Thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân
- Thông qua ủy quyền
Bước 4: Nhận kết quả
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét và thực hiện gia hạn giấy phép lao động. Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động, phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do.
(Điều 5, Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Mục 6 Quyết định 886/QĐ-BNV)
.jpg)
5. Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn là bao lâu?
Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nhưng chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm. Sau khi hết thời hạn gia hạn, nếu vẫn muốn tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài làm việc, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp mới giấy phép lao động.
6. Các câu hỏi thường gặp
6.1. Sử dụng giấy phép lao động hết hạn bị xử lý như thế nào?
Giấy phép lao động hết hạn thì được xem là hết hiệu lực. Trong trường hợp này, nếu người sử dụng lao động và người lao động vẫn tiếp tục sử dụng giấy phép lao động hết hạn thì sẽ bị xử lý như sau:
- Đối với người lao động nước ngoài: phạt tiền từ 15 triệu đến 25 triệu đồng và trục xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam.
- Đối với người sử dụng lao động: phạt tiền lên đến 75 triệu đồng đối với cá nhân và 150 triệu đồng đối với tổ chức.
(Khoản 1 Điều 156 Bộ luật lao động 2019; khoản 1 Điều 6, Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP)
6.2. Công ty tôi muốn xin gia hạn giấy phép lao động cho người lao động là nhà quản lý thì phải cung cấp giấy tờ gì để chứng minh?
Các loại giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức là nhà quản lý được liệt kê tại Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP như sau:
l Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với các vị trí là nhà quản lý theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020.
l Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
6.3. Người lao động nước ngoài có thể tự thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho mình được không?
Không. Người sử dụng lao động là người thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động. (khoản 1 Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
6.4. Tôi là nhân sự của một trung tâm tiếng anh, chuyên phụ trách xin cấp và gia hạn giấy phép lao động cho các giáo viên nước ngoài của trung tâm. Trước đây khi gia hạn giấy phép lao động cho giáo viên nước ngoài, sau khi đăng tin tuyển dụng, tôi còn phải thực hiện bước báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài trước khi nộp hồ sơ gia hạn. Tuy nhiên, tôi nghe nói hiện nay bước này đã được lược bỏ, liệu có đúng không?
Trước đây, theo quy định tại Nghị định số 70/2023/NĐ-CP, khi thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động phải báo cáo và được chấp thuận giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài trước khi nộp hồ sơ gia hạn.
Tuy nhiên, kể từ ngày 07/8/2025 – thời điểm Nghị định số 219/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực – bước báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài sẽ được gộp chung với bước nộp hồ sơ gia hạn.
Như vậy, thủ tục báo cáo giải trình không bị lược bỏ, mà được thực hiện đồng thời với hồ sơ gia hạn giấy phép lao động, giúp đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và công sức cho người sử dụng lao động.
(Tham khảo Công văn số 1980/SNV-VLATLĐ ngày 09/08/2025 của UBND TP. HCM)
6.5. Trường hợp nào người lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động? Nếu được miễn, thì tôi có cần thực hiện thủ tục nào khác không?
Trường hợp được miễn giấy phép lao động, người sử dụng lao động vẫn phải thực hiện một trong các thủ tục sau, tùy theo người lao động nước ngoài thuộc trường hợp nào:
l Xin cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
l Xin cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Xem thêm các trường hợp được miễn giấy phép lao động tại:
6.6. Tôi có thể đăng tin tuyển dụng ở đâu, có bắt buộc đăng trên nền tảng nào không?
Trước đây, theo quy định tại Nghị định số 70/2023/NĐ-CP, việc thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển dụng người lao động nước ngoài phải được thực hiện trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm) hoặc Cổng thông tin điện tử của Trung tâm Dịch vụ việc làm do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.
Tuy nhiên, quy định mới đã bỏ nội dung này. Như vậy, doanh nghiệp có thể đăng tin thông báo tuyển dụng trên bất kỳ nền tảng hoặc kênh thông tin tuyển dụng nào, chẳng hạn như Facebook, VietnamWorks, Zalo, hoặc các trang tuyển dụng trực tuyến khác.
Điều này có nghĩa là người sử dụng lao động không còn bị giới hạn phải đăng thông báo trên các cổng thông tin của cơ quan nhà nước như trước đây, mà được linh hoạt lựa chọn kênh tuyển dụng phù hợp, miễn là đảm bảo việc thông báo tuyển dụng được thực hiện công khai và minh bạch.
