1. Thu thập chứng cứ trong vụ việc dân sự là gì?

Căn cứ Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, chứng cứ trong vụ việc dân sự là những gì có thật được đương sự và cơ quan, tổ chức, cá nhân khác giao nộp, xuất trình cho Tòa án trong quá trình tố tụng hoặc do Tòa án thu thập được theo trình tự, thủ tục do Bộ luật này quy định và được Tòa án sử dụng làm căn cứ để xác định các tình tiết khách quan của vụ việc cũng như xác định yêu cầu hay sự phản đối của đương sự là có căn cứ và hợp pháp. Theo đó, chứng cứ giữ vai trò then chốt trong việc chứng minh các tình tiết của vụ việc và là căn cứ để Tòa án xem xét, giải quyết vụ việc dân sự một cách khách quan, đúng pháp luật.

Thu thập chứng cứ trong vụ việc dân sự là quá trình đương sự hoặc Tòa án áp dụng các biện pháp do pháp luật quy định nhằm tìm kiếm, tiếp cận, ghi nhận và thu thập các tài liệu, thông tin có liên quan đến vụ việc để làm căn cứ giải quyết vụ việc dân sự.

2. Chứng cứ trong vụ việc dân sự được thu thập từ những nguồn nào?

Căn cứ Điều 94, Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, chứng cứ được thu thập từ các nguồn sau đây:

Thứ nhất, tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, dữ liệu điện tử.

• Tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận.
• Tài liệu nghe được, nhìn được được coi là chứng cứ nếu được xuất trình kèm theo văn bản trình bày của người có tài liệu đó về xuất xứ của tài liệu nếu họ tự thu âm, thu hình hoặc văn bản có xác nhận của người đã cung cấp cho người xuất trình về xuất xứ của tài liệu đó hoặc văn bản về sự việc liên quan tới việc thu âm, thu hình đó.
• Thông điệp dữ liệu điện tử được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Thứ hai, vật chứng.

• Vật chứng là chứng cứ phải là hiện vật gốc liên quan đến vụ việc.

Thứ ba, lời khai của đương sự.

• Lời khai của đương sự được coi là chứng cứ nếu được ghi bằng văn bản, băng ghi âm, đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình, thiết bị khác chứa âm thanh, hình ảnh theo quy định tại khoản 2 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 hoặc khai bằng lời tại phiên tòa.

Thứ tư, lời khai của người làm chứng.

• Lời khai của người làm chứng được coi là chứng cứ nếu được ghi bằng văn bản, băng ghi âm, đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình, thiết bị khác chứa âm thanh, hình ảnh theo quy định tại khoản 2 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 hoặc khai bằng lời tại phiên tòa.

Thứ năm, kết luận giám định.

• Kết luận giám định được coi là chứng cứ nếu việc giám định đó được tiến hành theo đúng thủ tục do pháp luật quy định.

Thứ sáu, biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ.

• Biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ được coi là chứng cứ nếu việc thẩm định được tiến hành theo đúng thủ tục do pháp luật quy định.

Thứ bảy, kết quả định giá tài sản, thẩm định giá tài sản.

• Kết quả định giá tài sản, kết quả thẩm định giá tài sản được coi là chứng cứ nếu việc định giá, thẩm định giá được tiến hành theo đúng thủ tục do pháp luật quy định.

Thứ tám, văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý do người có chức năng lập.

• Văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý do người có chức năng lập tại chỗ được coi là chứng cứ nếu việc lập văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý được tiến hành theo đúng thủ tục do pháp luật quy định.

Thứ chín, văn bản công chứng, chứng thực.

• Văn bản công chứng, chứng thực được coi là chứng cứ nếu việc công chứng, chứng thực được thực hiện theo đúng thủ tục do pháp luật quy định.

Các nguồn khác mà pháp luật có quy định. Các nguồn khác mà pháp luật có quy định được xác định là chứng cứ theo điều kiện, thủ tục mà pháp luật quy định.

Theo nội dung đề cập nêu trên, chứng cứ trong vụ việc dân sự được thu thập từ nhiều nguồn chứng cứ khác nhau. Tuy nhiên, các tài liệu này chỉ được xem là chứng cứ khi được thu thập, giao nộp, xuất trình cho Tòa án theo đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật và có liên quan trực tiếp đến vụ việc. Do đó, không phải tất cả tài liệu nào cũng được xem là chứng cứ. Chỉ những tài liệu đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật mới có giá trị chứng minh yêu cầu của mình có cơ sở để được Tòa án xem xét và chấp nhận. Việc xác định đúng loại chứng cứ sẽ giúp đương sự xây dựng phương án giải quyết vụ việc hiệu quả, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

3. Quyền và nghĩa vụ của đương sự khi thu thập chứng cứ trong vụ việc dân sự

Thu thập và giao nộp chứng cứ không chỉ là quyền mà còn là nghĩa vụ của đương sự nhằm chứng minh cho yêu cầu, ý kiến hoặc sự phản đối của mình là có căn cứ và hợp pháp. Tòa án có trách nhiệm hỗ trợ đương sự trong việc thu thập chứng cứ và chỉ tiến hành thu thập, xác minh chứng cứ trong những trường hợp do Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 quy định. Đây là một trong những nguyên tắc cơ bản được quy định tại Điều 6 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015.

          Đồng thời, căn cứ khoản 1 Điều 96 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, đương sự có quyền và nghĩa vụ giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án trong suốt quá trình Tòa án giải quyết vụ việc dân sự. Trường hợp tài liệu, chứng cứ đã được giao nộp chưa bảo đảm đủ cơ sở để giải quyết vụ việc thì Thẩm phán yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung tài liệu, chứng cứ. Nếu đương sự không giao nộp hoặc giao nộp không đầy đủ tài liệu, chứng cứ do Tòa án yêu cầu mà không có lý do chính đáng thì Tòa án căn cứ vào tài liệu, chứng cứ mà đương sự đã giao nộp và Tòa án đã thu thập để giải quyết vụ việc dân sự.

4. Các phương thức thu thập tài liệu, chứng cứ theo quy định pháp luật

Theo Điều 97 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, đương sự có quyền thu thập tài liệu, chứng cứ bằng nhiều phương thức khác nhau nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, cụ thể như sau.

        Đương sự có quyền tự mình thu thập tài liệu, chứng cứ bằng những biện pháp sau đây:

• Thu thập tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được; thông điệp dữ liệu điện tử;
• Thu thập vật chứng;
• Xác định người làm chứng và lấy xác nhận của người làm chứng;
• Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cho sao chép hoặc cung cấp những tài liệu có liên quan đến việc giải quyết vụ việc mà cơ quan, tổ chức, cá nhân đó đang lưu giữ, quản lý;
• Yêu cầu Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực chữ ký của người làm chứng;
• Yêu cầu Tòa án thu thập tài liệu, chứng cứ nếu đương sự không thể thu thập tài liệu, chứng cứ;
• Yêu cầu Tòa án ra quyết định trưng cầu giám định, định giá tài sản;
• Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện công việc khác theo quy định của pháp luật

Trong một số trường hợp, Tòa án có thể tiến hành một hoặc một số biện pháp sau đây để thu thập tài liệu, chứng cứ:

• Lấy lời khai của đương sự, người làm chứng;
• Đối chất giữa các đương sự với nhau, giữa đương sự với người làm chứng;
• Trưng cầu giám định;
• Định giá tài sản;
• Xem xét, thẩm định tại chỗ;
• Ủy thác thu thập, xác minh tài liệu, chứng cứ;
• Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được hoặc hiện vật khác liên quan đến việc giải quyết vụ việc dân sự;
• Xác minh sự có mặt hoặc vắng mặt của đương sự tại nơi cư trú;
• Các biện pháp khác theo quy định của Bộ luật Tố tụng Dân sự năm 2015.

Như vậy, Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 cho phép đương sự được vận dụng nhiều biện pháp để thu thập tài liệu, chứng cứ, giúp đương sự được tiếp cận sớm với sự thật khách quan, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của đương sự.

5. Các bước thu thập tài liệu, chứng cứ trong quá trình giải quyết vụ việc dân sự

Trong thực tế, để giải quyết một vụ việc dân sự, có nhiều tài liệu, chứng cứ đương sự không có để cung cấp, giao nộp cho Tòa án được, những tài liệu, chứng cứ này đang được các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác lưu trữ. Theo đó, để thu thập chứng cứ giải quyết vụ việc dân sự, cần thực hiện các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định tài liệu, chứng cứ cần thu thập

• Để thu thập tài liệu, chứng cứ hiệu quả, đương sự cần xác định, phân loại tài liệu, chứng cứ cần thu thập.

Bước 2: Xác định cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ, quản lý tài liệu, chứng cứ

• Sau khi xác định được loại chứng cứ cần thu thập, đương sự cần xác định chính xác cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đang quản lý, lưu giữ các tài liệu, chứng cứ đó để có phương án yêu cầu cung cấp phù hợp.

Bước 3: Tiến hành thu thập tài liệu, chứng cứ

• Căn cứ Điều 6, Điều 97 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, đương sự có thể trực tiếp thu thập tài liệu, chứng cứ hoặc gửi văn bản yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý, lưu giữ tài liệu cung cấp cho mình. Trường hợp cần thiết, đương sự nên lưu giữ các văn bản yêu cầu, phiếu tiếp nhận hoặc tài liệu chứng minh đã thực hiện việc thu thập chứng cứ để làm cơ sở đề nghị Tòa án hỗ trợ sau này.

Bước 4: Nhận kết quả

• Sau khi được cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp tài liệu, chứng cứ, đương sự tiến hành các thủ tục để giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án làm cơ sở giải quyết vụ việc.

Bước 5: Đề nghị Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ

• Trong trường hợp đã áp dụng các biện pháp cần thiết nhưng vẫn không thể tự mình thu thập được tài liệu, chứng cứ thì đương sự có quyền đề nghị Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ hoặc yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý, lưu giữ tài liệu cung cấp chứng cứ theo quy định của pháp luật.

6. Giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án như thế nào?

Sau khi thu thập được tài liệu, chứng cứ, đương sự phải thực hiện việc giao nộp cho Tòa án đúng thời điểm, đảm bảo trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật. Căn cứ Điều 96 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 việc giao nộp tài liệu, chứng cứ được quy định như sau:

• Việc giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án phải được lập biên bản. Trong biên bản phải ghi rõ tên gọi, hình thức, nội dung, đặc điểm của tài liệu, chứng cứ; số bản, số trang của chứng cứ và thời gian nhận; chữ ký hoặc điểm chỉ của người giao nộp, chữ ký của người nhận và dấu của Tòa án. Biên bản phải lập thành hai bản, một bản lưu vào hồ sơ vụ việc và một bản giao cho đương sự.
• Đương sự giao nộp cho Tòa án tài liệu, chứng cứ bằng tiếng dân tộc thiểu số, tiếng nước ngoài phải kèm theo bản dịch sang tiếng Việt, được công chứng, chứng thực hợp pháp.
• Thời hạn giao nộp tài liệu, chứng cứ do Thẩm phán được phân công giải quyết vụ việc ấn định nhưng không được vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử theo thủ tục sơ thẩm, thời hạn chuẩn bị giải quyết việc dân sự.

Trường hợp sau khi có quyết định đưa vụ án ra xét xử theo thủ tục sơ thẩm, quyết định mở phiên họp giải quyết việc dân sự, đương sự mới cung cấp, giao nộp tài liệu, chứng cứ mà Tòa án đã yêu cầu giao nộp nhưng đương sự không giao nộp được vì có lý do chính đáng thì đương sự phải chứng minh lý do của việc chậm giao nộp tài liệu, chứng cứ đó. Đối với tài liệu, chứng cứ mà trước đó Tòa án không yêu cầu đương sự giao nộp hoặc tài liệu, chứng cứ mà đương sự không thể biết được trong quá trình giải quyết vụ việc theo thủ tục sơ thẩm thì đương sự có quyền giao nộp, trình bày tại phiên tòa sơ thẩm, phiên họp giải quyết việc dân sự hoặc các giai đoạn tố tụng tiếp theo của việc giải quyết vụ việc dân sự.

• Khi đương sự giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án thì phải sao gửi tài liệu, chứng cứ đó cho đương sự khác hoặc người đại diện hợp pháp của đương sự khác; đối với tài liệu, chứng cứ quy định tại khoản 2 Điều 109 của Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 hoặc tài liệu, chứng cứ không thể sao gửi được thì phải thông báo bằng văn bản cho đương sự khác hoặc người đại diện hợp pháp của đương sự khác.

Như vậy, ngoài việc thu thập tài liệu, chứng cứ thì việc giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án là một trong những bước quan trọng trong quá trình giải quyết vụ việc dân sự, ảnh hưởng trực tiếp đến vụ việc, quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự. Do đó, đương sự phải thực hiện đúng nghĩa vụ về giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án để giải quyết vụ việc nhanh chóng, tránh những rủi ro không đáng có.

7. Những lưu ý khi thu thập tài liệu, chứng cứ trong quá trình giải quyết vụ việc dân sự

Thu thập tài liệu, chứng cứ là vấn đề cốt lõi, trọng tâm, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả giải quyết vụ việc của Tòa án. Do đó, để việc thu thập và sử dụng chứng cứ đạt hiệu quả, bảo đảm giá trị chứng minh trước Tòa án, đương sự cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

• Thu thập tài liệu, chứng cứ đúng quy định của pháp luật.
• Thu thập tài liệu, chứng cứ càng sớm càng tốt.
• Giao nộp tài liệu, chứng cứ đúng thời hạn.
• Tài liệu, chứng cứ giao nộp phải là bản chính hoặc bản sao y có chứng thực hợp lệ.
• Không sửa chữa, thay đổi nội dung tài liệu, chứng cứ.
• Lưu giữ tài liệu, chứng cứ sau khi giao nộp cho Tòa án.
• Chứng cứ bằng tiếng nước ngoài phải dịch công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.
• Chứng cứ phải liên quan trực tiếp vụ việc.