[1] Xác định nguyên nhân chủ đầu tư chậm thanh toán

Trước khi áp dụng các biện pháp pháp lý, nhà thầu cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến việc chậm thanh toán. Trong nhiều trường hợp, việc thanh toán bị trì hoãn do hồ sơ thanh toán chưa hoàn thiện, khối lượng thi công chưa được xác nhận hoặc các bên chưa thống nhất được giá trị quyết toán cuối cùng. Tuy nhiên, cũng có không ít trường hợp chủ đầu tư vẫn có khả năng tài chính nhưng cố tình kéo dài thời gian thanh toán nhằm chiếm dụng vốn hoặc tạo áp lực trong quá trình quyết toán hợp đồng.

Việc xác định đúng nguyên nhân giúp nhà thầu lựa chọn được phương án xử lý phù hợp, tránh mất thời gian và chi phí không cần thiết.

[2] Rà soát hồ sơ pháp lý và hồ sơ thanh toán

Đây là bước quan trọng nhất trước khi tiến hành đòi nợ hoặc khởi kiện. Nhà thầu cần rà soát toàn bộ hồ sơ liên quan, bao gồm:

+ Hợp đồng xây dựng và các phụ lục hợp đồng;

+ Hồ sơ nghiệm thu công việc, nghiệm thu giai đoạn hoặc nghiệm thu hoàn thành;

+ Hồ sơ thanh toán và quyết toán;

+ Nhật ký công trình;

+ Biên bản họp và biên bản hiện trường;

+ Email, văn bản trao đổi giữa các bên;

+ Hồ sơ liên quan đến các hạng mục phát sinh.

Mục đích của việc rà soát là xác định chính xác số tiền còn nợ, căn cứ phát sinh nghĩa vụ thanh toán và những rủi ro pháp lý có thể phát sinh trong quá trình giải quyết tranh chấp.

[3] Đối chiếu công nợ và yêu cầu thanh toán bằng văn bản

Một sai lầm thường gặp là nhà thầu chỉ trao đổi qua điện thoại hoặc tin nhắn mà không có văn bản chính thức. Khi phát sinh công nợ, nhà thầu nên chủ động:

+ Lập bảng đối chiếu công nợ;

+ Yêu cầu xác nhận khối lượng đã thực hiện;

+ Gửi văn bản yêu cầu thanh toán;

+ Ấn định thời hạn thanh toán cụ thể.

Những tài liệu này không chỉ phục vụ cho quá trình thương lượng mà còn là chứng cứ quan trọng nếu tranh chấp phải giải quyết tại Tòa án hoặc Trọng tài thương mại.

[4] Đánh giá các lý do từ chối thanh toán của chủ đầu tư

Chủ đầu tư thường viện dẫn nhiều lý do để trì hoãn hoặc từ chối thanh toán, chẳng hạn:

• Chưa xác định khối lượng thi công và đơn giá hợp đồng.
• Hạng mục phát sinh chưa được đệ trình đầy đủ hồ sơ và chưa được chủ đầu tư phê duyệt.
• Chưa có hồ sơ nghiệm thu và bàn giao công trình.
• Hồ sơ thanh toán chưa hợp lệ, thiếu chữ ký hoặc hồ sơ được lập nhưng chưa được xác nhận đúng thẩm quyền.
• Nhà thầu thi công không đạt chất lượng, có sai sót, hư hỏng nhưng chưa khắc phục.
• Chậm tiến độ gây thiệt hại cho chủ đầu tư.
• Không thực hiện nghĩa vụ bảo hành công trình.
• Không cung cấp chứng thư bảo lãnh cho chủ đầu tư.

Các lý do được viện dẫn để từ chối thanh toán thường xuất phát từ các nhóm nguyên nhân sau:

• Chưa xác định được khối lượng thi công và giá hợp đồng: Khi thi công xây dựng, lý do “chưa xác định được khối lượng thi công và giá hợp đồng” thường xuất hiện khi các bên chưa thể thống nhất được giá trị thanh toán cuối cùng cho khối lượng đã thực hiện.

Nguyên nhân phổ biến nhất là hồ sơ nghiệm thu và đo bóc khối lượng chưa được đối chiếu đầy đủ giữa nhà thầu, tư vấn giám sát và chủ đầu tư. Khi mỗi bên ghi nhận số liệu khác nhau nhưng chưa có biên bản thống nhất, thì chưa đủ cơ sở để “chốt” giá trị thanh toán.

Bên cạnh đó, trong quá trình thi công thường phát sinh chênh lệch giữa thiết kế ban đầu và thực tế hiện trường. Khối lượng tăng/giảm, thay đổi biện pháp thi công hoặc điều chỉnh thiết kế khiến việc xác định chính xác khối lượng cuối cùng trở nên phức tạp hơn, đặc biệt khi chưa có xác nhận kịp thời ngay tại công trường.

Một nguyên nhân khác thường gặp là đơn giá áp dụng chưa được thống nhất rõ ràng, đặc biệt đối với phần phát sinh hoặc công việc ngoài hợp đồng. Khi chưa có phụ lục hợp đồng hoặc văn bản xác nhận đơn giá, việc xác định giá trị thanh toán dễ bị kéo dài.

Vì vậy, trên thực tế, tình trạng “chưa xác định được khối lượng và giá hợp đồng” không chỉ xuất phát từ tranh cãi về số liệu, mà chủ yếu do thiếu sự chốt xác nhận kịp thời trong quá trình thi công và nghiệm thu.

• Hạng mục phát sinh chưa được phê duyệt: Trong thực tiễn tranh chấp xây dựng, một trong những lý do phổ biến để chủ đầu tư từ chối thanh toán là cho rằng “phát sinh chưa được phê duyệt” hoặc “không nằm trong phạm vi hợp đồng”. Tuy nhiên, lập luận này không phải lúc nào cũng có giá trị pháp lý tuyệt đối nếu xét trên toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng.

Trên thực tế, nhiều chi phí phát sinh được hình thành ngay trong quá trình thi công do thay đổi thiết kế, điều kiện hiện trường hoặc yêu cầu bổ sung từ phía chủ đầu tư. Khi chủ đầu tư đã biết, đã chỉ đạo hoặc đã tiếp nhận kết quả thi công mà không phản đối kịp thời, thì việc phủ nhận nghĩa vụ thanh toán sau đó thường không có cơ sở vững chắc.

Về nguyên tắc, vấn đề cốt lõi không chỉ nằm ở việc “có phê duyệt hay không”, mà còn nằm ở việc chứng minh sự chấp thuận thực tế của chủ đầu tư trong quá trình triển khai. Sự chấp thuận này không nhất thiết phải thể hiện bằng một quyết định hành chính hay văn bản phê duyệt riêng biệt, mà có thể được suy luận từ hành vi quản lý dự án như: yêu cầu thi công, xác nhận khối lượng, tham gia nghiệm thu, hoặc tiếp nhận kết quả công việc.

Đối với các dự án vốn nhà nước, đúng là việc điều chỉnh chi phí phải tuân thủ chặt chẽ quy trình pháp lý về đầu tư xây dựng. Tuy nhiên, trong thực tiễn giải quyết tranh chấp, nếu nhà thầu chứng minh được việc thi công phát sinh là theo chỉ đạo thực tế của chủ đầu tư hoặc tư vấn giám sát, thì việc từ chối thanh toán hoàn toàn chỉ vì “chưa đủ thủ tục phê duyệt” có thể không phản ánh đúng bản chất giao dịch đã thực hiện. Ngược lại, trong các dự án vốn tư nhân, giá trị pháp lý của sự chấp thuận thường được đánh giá linh hoạt hơn. Các tài liệu như email chỉ đạo, biên bản họp, nhật ký công trình, báo cáo tiến độ hoặc xác nhận khối lượng đều có thể được xem là căn cứ thể hiện sự đồng ý đối với phần phát sinh.

Vì vậy, trong tranh chấp về chi phí phát sinh, vấn đề không chỉ là “có phê duyệt hay không”, mà là chứng minh được chủ đầu tư đã biết, đã tham gia hoặc đã chấp nhận việc thi công phát sinh trên thực tế hay chưa. Đây mới là yếu tố quyết định khả năng chấp nhận yêu cầu thanh toán của nhà thầu.

• Chậm tiến độ và thi công không đảm bảo chất lượng (vi phạm của nhà thầu): Trong tranh chấp hợp đồng xây dựng, đây là một trong những căn cứ thường xuyên được sử dụng để tạm giữ hoặc từ chối thanh toán cho nhà thầu. Lý do này thường gắn với việc đánh giá quá trình thực hiện nghĩa vụ thi công theo hợp đồng đã ký kết.

Về tiến độ, chủ đầu tư thường cho rằng nhà thầu không hoàn thành đúng các mốc thời gian đã cam kết hoặc không đáp ứng tiến độ điều chỉnh (nếu có). Khi không có tài liệu gia hạn tiến độ hợp lệ, mọi sự chậm trễ đều có thể bị xem là vi phạm nghĩa vụ hợp đồng.

Về chất lượng, căn cứ thường được đưa ra là công trình chưa đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, còn tồn tại khiếm khuyết hoặc chưa hoàn thành khắc phục theo các biên bản hiện trường. Điều này dẫn đến việc chủ đầu tư cho rằng chưa đủ điều kiện nghiệm thu để thực hiện thanh toán. Tuy nhiên, việc xác định vi phạm tiến độ và chất lượng trong thực tế không thể tách rời khỏi toàn bộ quá trình quản lý dự án, bao gồm điều kiện thi công, thay đổi thiết kế, chỉ đạo phát sinh và các biên bản nghiệm thu giữa các bên. Việc đánh giá chỉ dựa trên kết luận đơn phương thường chưa phản ánh đầy đủ bản chất sự việc.

[5]  Những lưu ý quan trọng để thu hồi công nợ xây dựng hiệu quả

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ yêu cầu thanh toán nhiều nhà thầu gặp bất lợi không chỉ ở việc chậm hoặc không được thanh toán, mà còn ở giai đoạn chuẩn bị hồ sơ và khởi kiện. Việc thiếu sót trong chứng từ, nghiệm thu hoặc không tuân thủ đúng quy trình hợp đồng có thể khiến chủ đầu tư sử dụng làm căn cứ để từ chối nghĩa vụ thanh toán. Vì vậy, nhà thầu cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề sau:

Lưu ý về thời hiệu khởi kiện: không ít trường hợp công nợ chưa được thanh toán trong khi công trình đã đưa vào sử dụng, vận hành nhiều năm. Khi đó, quyền lợi của nhà thầu có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng, đặc biệt trong các tình huống công trình đã trở thành tài sản đang khai thác, sử dụng ổn định. Thậm chí, có những vụ việc phát sinh tình trạng chủ đầu tư áp dụng các biện pháp gây sức ép như hạn chế tiếp cận công trường, di dời thiết bị, hoặc ngăn cản hoạt động thi công/bảo hành, trong khi nghĩa vụ thanh toán vẫn chưa được thực hiện đầy đủ. Trong bối cảnh đó, việc xác định và tuân thủ đúng thời hiệu khởi kiện là rất quan trọng. Nếu khởi kiện khi đã hết thời hiệu, bên vi phạm có quyền yêu cầu Tòa án áp dụng quy định về hết thời hiệu, dẫn đến nguy cơ mất quyền yêu cầu bảo vệ.

Tuân thủ thoả thuận hợp đồng về chứng từ, hồ sơ quyết toán: Trong nhiều vụ việc, tranh chấp không chỉ nằm ở việc có thanh toán hay không, mà còn nằm ở tính hợp lệ của hồ sơ thanh quyết toán. Do đó, nhà thầu cần lưu ý:

+ Tuân thủ đúng các điều khoản hợp đồng về chứng từ, hồ sơ thanh toán và quyết toán;

+ Chuẩn bị đầy đủ chứng cứ chứng minh khối lượng, nghiệm thu và giá trị công việc đã thực hiện;

+ Bổ sung các tài liệu hỗ trợ như biên bản hiện trường, email, nhật ký công trình, xác nhận của tư vấn giám sát hoặc chủ đầu tư.

Việc thiếu hệ thống chứng cứ đầy đủ sẽ làm giảm đáng kể khả năng chứng minh yêu cầu khởi kiện.

Lưu ý đối với các thỏa thuận “tạm dừng thanh toán để thương lượng”: Trong thực tiễn, các bên thường có giai đoạn thỏa thuận tạm dừng thanh toán để rà soát hồ sơ hoặc đàm phán quyết toán. Tuy nhiên, nhiều trường hợp việc thương lượng kéo dài nhưng không đạt được kết quả, dẫn đến tranh chấp kéo dài. Khi nhà thầu tiến hành khởi kiện, chủ đầu tư có thể lập luận rằng giữa các bên đã có thỏa thuận tạm dừng thanh toán nên nhà thầu chưa có quyền khởi kiện hoặc chưa đủ điều kiện yêu cầu thanh toán.

Do đó, nhà thầu cần đặc biệt cẩn trọng trong việc ghi nhận nội dung thỏa thuận, phạm vi tạm dừng và thời hạn thương lượng, tránh việc bị diễn giải bất lợi trong quá trình tố tụng.

Lưu ý về chứng cứ hiện trường: Trong tranh chấp hợp đồng xây dựng, hợp đồng chỉ là căn cứ ban đầu để xác lập quyền và nghĩa vụ giữa các bên. Tuy nhiên, trên thực tế thi công thường phát sinh nhiều thay đổi như điều chỉnh thiết kế, bổ sung khối lượng hoặc thay đổi biện pháp thi công. Vì vậy, khi giải quyết tranh chấp, Tòa án không chỉ căn cứ vào hợp đồng mà còn đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện trên công trường để xác định công việc thực tế đã được thực hiện như thế nào.

Chính vì vậy, yếu tố quan trọng không nằm ở việc “hợp đồng quy định gì”, mà là “thực tế thi công đã diễn ra ra sao” và có đủ căn cứ chứng minh khối lượng, chất lượng, cũng như phần phát sinh hay không.

Nhiều nhà thầu chỉ lưu giữ hợp đồng, phụ lục hợp đồng và hồ sơ thanh toán, nhưng lại thiếu hệ thống chứng cứ phản ánh trực tiếp quá trình thi công. Đây là nguyên nhân khiến việc chứng minh yêu cầu thanh toán trở nên khó khăn. Các chứng cứ quan trọng nhưng thường bị bỏ sót gồm:

+ Nhật ký công trình: thể hiện diễn biến thi công hàng ngày, ai chỉ đạo, thi công hạng mục nào, điều kiện thi công ra sao. Đây là tài liệu phản ánh trực tiếp quá trình thực hiện hợp đồng.

+ Ảnh hiện trường theo từng giai đoạn: giúp chứng minh tiến độ, khối lượng và tình trạng thực tế của công trình tại từng thời điểm.

+ Biên bản nghiệm thu thực tế: là căn cứ xác nhận khối lượng hoàn thành và điều kiện thanh toán giữa các bên.

+ Email, biên bản họp, văn bản chỉ đạo thi công: thể hiện sự chấp thuận hoặc yêu cầu thay đổi từ chủ đầu tư, đặc biệt quan trọng đối với phần phát sinh.

Khi không có đầy đủ nhóm tài liệu này, việc chứng minh trước Tòa trở nên khó khăn vì: Không xác định rõ được khối lượng thực tế đã thi công; Không chứng minh được việc phát sinh có được chủ đầu tư chấp thuận hay không; Không làm rõ được quá trình nghiệm thu giữa các bên. Trong nhiều vụ việc, dù nhà thầu đã thực hiện công việc thực tế, nhưng do thiếu chứng cứ hiện trường nên giá trị yêu cầu thanh toán bị giảm đáng kể hoặc bị bác bỏ một phần.

Lưu ý về đối chiếu công nợ trước khi khởi kiện: Như đã nêu ở trên, một sai lầm phổ biến là khởi kiện khi chưa có biên bản đối chiếu công nợ hoặc xác nhận khối lượng cuối cùng. Nếu có biên bản đối chiếu (dù chưa thanh toán), đây là chứng cứ rất mạnh. Ngược lại, nếu chưa từng đối chiếu, chủ đầu tư thường tranh luận lại toàn bộ khối lượng.

Lưu ý về việc “ngừng thi công – giữ công trường”: Một số nhà thầu lựa chọn biện pháp ngừng thi công hoặc rút máy móc để gây áp lực thu hồi nợ. Tuy nhiên, nếu không có căn cứ pháp lý rõ ràng (ví dụ vi phạm thanh toán nghiêm trọng), hành vi này có thể bị xem là vi phạm hợp đồng ngược lại.

Chủ đầu tư chậm thanh toán không chỉ ảnh hưởng đến dòng tiền mà còn có thể gây ra nhiều hệ lụy cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhà thầu. Vì vậy, ngay khi phát sinh dấu hiệu chậm thanh toán, nhà thầu cần chủ động rà soát hồ sơ, xác định nguyên nhân, đối chiếu công nợ và áp dụng các biện pháp pháp lý phù hợp. Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ ngay từ đầu sẽ quyết định phần lớn khả năng thu hồi công nợ và bảo vệ quyền lợi của nhà thầu khi tranh chấp phát sinh.