[1] Hồ sơ thanh toán trong hợp đồng xây dựng là gì?

Theo Điều 20 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng do bên nhận thầu chuẩn bị trên cơ sở loại hợp đồng, phương thức xác định giá hợp đồng và các nội dung đã được các bên thỏa thuận. Thành phần hồ sơ thanh toán, bao gồm cả các biểu mẫu sử dụng trong quá trình thanh toán, phải được quy định cụ thể trong hợp đồng xây dựng và là cơ sở để bên giao thầu xem xét, xác nhận thanh toán.

Tùy thuộc vào từng loại hợp đồng xây dựng, hồ sơ thanh toán thường bao gồm các tài liệu chủ yếu sau đây:

i. Đối với hợp đồng trọn gói, hồ sơ thanh toán bao gồm:

• Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành tương ứng với kỳ thanh toán, có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đơn vị tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu. Đối với loại hợp đồng này, biên bản nghiệm thu là căn cứ xác nhận công trình, hạng mục công trình hoặc phần công việc đã được thực hiện đúng phạm vi công việc theo hợp đồng mà không yêu cầu xác nhận chi tiết từng khối lượng thực hiện.
• Bảng xác định giá trị các công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng đã ký kết (nếu có), được các bên liên quan xác nhận.
• Văn bản đề nghị thanh toán của bên nhận thầu, trong đó thể hiện giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng, giá trị công việc phát sinh (nếu có), số tiền tạm ứng phải khấu trừ và giá trị đề nghị thanh toán sau khi đã thực hiện các khoản bù trừ theo quy định.

ii. Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định, hồ sơ thanh toán gồm:

• Biên bản nghiệm thu khối lượng thực tế đã hoàn thành trong kỳ thanh toán, bao gồm cả trường hợp khối lượng thực hiện có sự chênh lệch tăng hoặc giảm so với khối lượng ghi trong hợp đồng;
• Bảng xác định giá trị đối với các công việc chưa được quy định đơn giá trong hợp đồng (nếu có), trong đó phải thể hiện đầy đủ khối lượng và đơn giá áp dụng;
• Văn bản đề nghị thanh toán của bên nhận thầu, phản ánh giá trị khối lượng hoàn thành, giá trị phát sinh (nếu có), phần tạm ứng được thu hồi và số tiền đề nghị thanh toán trong kỳ.

iii. Đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh, hồ sơ thanh toán bao gồm:

• Biên bản nghiệm thu khối lượng thực tế hoàn thành trong giai đoạn thanh toán;
• Bảng xác định đơn giá đã được điều chỉnh theo cơ chế điều chỉnh giá được các bên thỏa thuận trong hợp đồng;
• Bảng xác định giá trị đối với các công việc phát sinh chưa có đơn giá trong hợp đồng (nếu có), thể hiện đầy đủ khối lượng và đơn giá áp dụng;
• Văn bản đề nghị thanh toán của bên nhận thầu, trong đó thể hiện giá trị công việc hoàn thành theo hợp đồng, giá trị phát sinh, số tiền tạm ứng được khấu trừ và số tiền đề nghị thanh toán còn lại.

iv. Đối với hợp đồng theo thời gian, hồ sơ thanh toán gồm:

• Biên bản xác nhận thời gian làm việc thực tế hoặc bảng chấm công theo tháng, tuần, ngày hoặc giờ tương ứng với kết quả công việc đã thực hiện, có xác nhận của các bên liên quan;
• Trường hợp phát sinh công việc yêu cầu bổ sung chuyên gia mà hợp đồng chưa quy định mức thù lao, các bên phải thống nhất mức chi trả trước khi triển khai. Khi đó, hồ sơ thanh toán phải kèm theo bảng xác định giá trị các công việc phát sinh ngoài phạm vi công việc đã được giao trong hợp đồng;
• Văn bản đề nghị thanh toán của bên nhận thầu, trong đó ghi nhận giá trị công việc đã hoàn thành, giá trị công việc phát sinh (nếu có), phần tạm ứng phải thu hồi và giá trị đề nghị thanh toán sau khi bù trừ.

v. Đối với hợp đồng xây dựng có nội dung cung cấp thiết bị

Trong trường hợp hợp đồng bao gồm việc cung cấp thiết bị, khối lượng hoàn thành có thể được xác định thông qua các tài liệu như hóa đơn, chứng từ giao nhận, vận đơn, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao thiết bị và các hồ sơ liên quan khác.

vi. Đối với hợp đồng tư vấn khó xác định khối lượng hoàn thành

Đối với các công việc tư vấn mà khối lượng hoàn thành chỉ có thể xác định tương đối, việc thanh toán được căn cứ vào các hồ sơ, tài liệu, báo cáo hoặc sản phẩm tư vấn mà bên nhận thầu đã hoàn thành và được bên giao thầu xác nhận phù hợp với từng giai đoạn thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Một số lưu ý về hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng

• Đối với hợp đồng áp dụng phương thức giá kết hợp, hồ sơ thanh toán của từng phần công việc sẽ được xác định theo quy định tương ứng với từng loại giá hợp đồng được áp dụng.
• Khi xây dựng điều khoản thanh toán, các bên cần căn cứ vào quy mô dự án, tính chất công việc và nguồn vốn thực hiện để thống nhất cụ thể thành phần hồ sơ thanh toán phù hợp với từng hợp đồng.
• Trường hợp hợp đồng được thực hiện bằng nguồn vốn ODA hoặc vốn vay từ các tổ chức tín dụng nước ngoài, ngoài các tài liệu nêu trên, hồ sơ thanh toán còn phải đáp ứng các yêu cầu của điều ước quốc tế hoặc quy định của nhà tài trợ có liên quan.
• Pháp luật nghiêm cấm bên giao thầu hoặc bất kỳ tổ chức, cá nhân nào liên quan đến quá trình thanh toán tự đặt thêm các yêu cầu về hồ sơ thanh toán trái với nội dung hợp đồng hoặc trái với quy định của pháp luật nhằm trì hoãn, gây khó khăn hoặc cản trở việc thanh toán theo hợp đồng xây dựng đã có hiệu lực.

[2] Những lý do chủ đầu tư thường viện dẫn để không xác nhận hồ sơ thanh toán

Việc chủ đầu tư không xác nhận hồ sơ thanh toán không đồng nghĩa với việc chủ đầu tư luôn vi phạm hợp đồng. Trong nhiều trường hợp, việc từ chối xác nhận có thể xuất phát từ những vướng mắc liên quan đến hồ sơ, khối lượng thực hiện hoặc điều kiện thanh toán mà các bên chưa thống nhất được. Tuy nhiên, mọi căn cứ từ chối xác nhận hồ sơ thanh toán đều phải dựa trên nội dung hợp đồng và quy định của pháp luật.

Hồ sơ thanh toán chưa đầy đủ hoặc chưa đáp ứng yêu cầu theo hợp đồng

Đây là lý do được chủ đầu tư viện dẫn phổ biến nhất khi từ chối xác nhận hồ sơ thanh toán. Theo quy định của pháp luật về hợp đồng xây dựng, thành phần hồ sơ thanh toán phải được các bên thỏa thuận và ghi nhận trong hợp đồng. Do đó, chủ đầu tư có quyền kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ trước khi thực hiện việc xác nhận và thanh toán.

Tuy nhiên, để việc từ chối xác nhận có căn cứ, chủ đầu tư cần chỉ ra cụ thể tài liệu nào còn thiếu, nội dung nào chưa đáp ứng yêu cầu và căn cứ nào trong hợp đồng hoặc quy định pháp luật làm cơ sở cho yêu cầu đó. Việc chỉ thông báo chung rằng hồ sơ "chưa đầy đủ" hoặc "chưa hợp lệ" mà không xác định rõ nội dung cần bổ sung có thể gây khó khăn cho nhà thầu trong quá trình hoàn thiện hồ sơ và làm phát sinh tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán.

Nhà thầu cần rà soát lại điều khoản thanh toán, thành phần hồ sơ đã được thỏa thuận trong hợp đồng và đối chiếu với các yêu cầu của chủ đầu tư để đánh giá việc từ chối xác nhận có phù hợp hay không.

Có ý kiến khác nhau về khối lượng công việc hoàn thành

Giá trị thanh toán trong hợp đồng xây dựng thường gắn liền với khối lượng công việc đã thực hiện và được nghiệm thu. Vì vậy, khi các bên không thống nhất được về khối lượng hoàn thành, chủ đầu tư có thể tạm thời chưa xác nhận hồ sơ thanh toán cho đến khi tranh chấp được làm rõ. Trường hợp này thường phát sinh khi chủ đầu tư cho rằng khối lượng nhà thầu đề nghị thanh toán vượt quá khối lượng thực tế hoặc bao gồm những công việc chưa được nghiệm thu, chưa đủ điều kiện thanh toán hoặc chưa được chấp thuận phát sinh theo quy định của hợp đồng.

Để xác định giá trị thanh toán chính xác, các bên cần căn cứ vào biên bản nghiệm thu, hồ sơ quản lý chất lượng, bản vẽ hoàn công, hồ sơ phát sinh khối lượng và các tài liệu khác được lập trong quá trình thực hiện hợp đồng. Nếu khối lượng đã được các bên nghiệm thu và xác nhận theo đúng trình tự thì đây là căn cứ quan trọng để nhà thầu bảo vệ quyền yêu cầu thanh toán của mình.

Chủ đầu tư cho rằng nhà thầu vi phạm hợp đồng

Một số chủ đầu tư viện dẫn việc nhà thầu vi phạm nghĩa vụ hợp đồng để làm căn cứ không xác nhận hồ sơ thanh toán. Các vi phạm thường được đề cập gồm chậm tiến độ thi công, không bảo đảm yêu cầu về chất lượng, thực hiện không đúng thiết kế, không tuân thủ quy trình kỹ thuật hoặc vi phạm các nghĩa vụ khác được quy định trong hợp đồng xây dựng. Tuy nhiên, việc xác định nhà thầu có vi phạm hợp đồng hay không phải được đánh giá trên cơ sở hồ sơ, tài liệu, biên bản làm việc và các chứng cứ liên quan. Chủ đầu tư không thể chỉ dựa trên nhận định chủ quan hoặc các ý kiến chưa được chứng minh để từ chối xác nhận hồ sơ thanh toán.

Bên cạnh đó, cần phân biệt giữa quyền xử lý vi phạm hợp đồng và nghĩa vụ thanh toán đối với khối lượng công việc đã được thực hiện. Trong nhiều trường hợp, nếu phần công việc đã hoàn thành đáp ứng điều kiện nghiệm thu theo hợp đồng thì chủ đầu tư vẫn phải xem xét thực hiện nghĩa vụ thanh toán, đồng thời có quyền áp dụng các biện pháp xử lý vi phạm khác theo thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật.

Nhà thầu chưa đáp ứng các điều kiện thanh toán đã được thỏa thuận

Ngoài các lý do nêu trên, chủ đầu tư có thể cho rằng nhà thầu chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện làm căn cứ thanh toán theo hợp đồng.

Ví dụ, hợp đồng có thể quy định việc thanh toán chỉ được thực hiện sau khi hoàn thành một giai đoạn công việc nhất định, hoàn thành nghiệm thu, bàn giao hồ sơ hoặc đáp ứng các điều kiện khác mà các bên đã thống nhất từ trước. Trong trường hợp này, cần xem xét cụ thể các điều khoản về thanh toán trong hợp đồng để xác định liệu nhà thầu đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện phát sinh quyền yêu cầu thanh toán hay chưa. Nếu các điều kiện này đã được thực hiện đầy đủ, việc chủ đầu tư tiếp tục từ chối xác nhận hồ sơ thanh toán có thể bị xem là không có căn cứ.

Trên thực tế, chủ đầu tư chỉ có quyền từ chối xác nhận hồ sơ thanh toán khi có căn cứ rõ ràng từ hợp đồng hoặc từ quy định pháp luật. Nếu nhà thầu đã hoàn thành công việc, đã thực hiện nghiệm thu theo quy định và đã nộp đầy đủ hồ sơ thanh toán theo thỏa thuận, việc kéo dài thời gian xem xét hồ sơ hoặc từ chối xác nhận mà không nêu được căn cứ cụ thể có thể làm phát sinh trách nhiệm do vi phạm nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng xây dựng.

Việc chủ đầu tư không xác nhận hồ sơ thanh toán không đương nhiên là vi phạm hợp đồng. Tuy nhiên, nếu nhà thầu đã hoàn thành công việc, đã nộp đầy đủ hồ sơ theo hợp đồng và chủ đầu tư không đưa ra được căn cứ hợp pháp để từ chối xác nhận thì hành vi này có thể bị xem là vi phạm nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng xây dựng. Trong trường hợp đó, nhà thầu có quyền yêu cầu thanh toán, yêu cầu trả lãi chậm thanh toán và yêu cầu bồi thường thiệt hại (nếu có).

[3] Nhà thầu cần làm gì khi chủ đầu tư không xác nhận hồ sơ thanh toán?

Khi chủ đầu tư không xác nhận hồ sơ thanh toán, nhà thầu không nên chỉ chờ đợi hoặc tiếp tục gửi hồ sơ nhiều lần mà không có phản hồi chính thức. Việc xử lý cần được thực hiện theo trình tự phù hợp để vừa tạo điều kiện giải quyết vướng mắc, vừa bảo đảm chứng cứ trong trường hợp tranh chấp phát sinh.

Xác định rõ lý do chủ đầu tư không xác nhận hồ sơ thanh toán

Trước hết, nhà thầu cần làm rõ nguyên nhân dẫn đến việc hồ sơ thanh toán chưa được xác nhận. Trong nhiều trường hợp, chủ đầu tư chỉ thông báo chung rằng hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đủ điều kiện thanh toán mà không nêu rõ nội dung cần bổ sung. Điều này khiến nhà thầu khó xác định trách nhiệm của mình và làm kéo dài thời gian thanh toán. Do đó, nhà thầu nên yêu cầu chủ đầu tư trả lời bằng văn bản về:

+ Hồ sơ còn thiếu những tài liệu nào;

+ Nội dung nào chưa đáp ứng yêu cầu theo hợp đồng;

+ Khối lượng hoặc giá trị nào đang có tranh chấp;

+ Căn cứ hợp đồng hoặc căn cứ pháp lý của việc từ chối xác nhận hồ sơ.

Việc xác định chính xác lý do từ chối là cơ sở để lựa chọn phương án xử lý phù hợp ở các bước tiếp theo.

Đối chiếu hồ sơ đã nộp với quy định của hợp đồng

Sau khi nhận được ý kiến của chủ đầu tư, nhà thầu cần rà soát lại các điều khoản về thanh toán trong hợp đồng xây dựng. Các nội dung cần kiểm tra bao gồm:

+ Điều kiện để được thanh toán;

+ Thành phần hồ sơ thanh toán;

+ Thời hạn chủ đầu tư phải kiểm tra và xác nhận hồ sơ;

+ Thời hạn thanh toán sau khi hồ sơ được xác nhận;

+ Quyền từ chối thanh toán hoặc tạm dừng thanh toán của chủ đầu tư (nếu có).

Nếu hồ sơ đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo hợp đồng, nhà thầu có cơ sở để yêu cầu chủ đầu tư thực hiện nghĩa vụ xác nhận và thanh toán. Ngược lại, nếu còn thiếu sót, nhà thầu nên nhanh chóng bổ sung để tránh phát sinh tranh chấp không cần thiết.

Gửi văn bản yêu cầu chủ đầu tư thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng

Khi nhận thấy hồ sơ đã đầy đủ nhưng chủ đầu tư vẫn không xác nhận hoặc không có phản hồi rõ ràng, nhà thầu nên lập văn bản chính thức yêu cầu xử lý hồ sơ thanh toán. Văn bản nên ghi nhận các nội dung:

+ Thời điểm nhà thầu đã nộp hồ sơ thanh toán;

+ Các tài liệu đã gửi cho chủ đầu tư;

+ Căn cứ hợp đồng về thời hạn xác nhận hồ sơ;

+ Yêu cầu chủ đầu tư xác nhận hồ sơ hoặc nêu rõ lý do từ chối;

+ Yêu cầu thực hiện thanh toán theo đúng thỏa thuận.

Việc gửi văn bản không chỉ nhằm thúc đẩy quá trình thanh toán mà còn thể hiện nhà thầu đã chủ động bảo vệ quyền lợi của mình. Đây cũng là chứng cứ quan trọng nếu sau này phải giải quyết tranh chấp tại trọng tài hoặc tòa án.

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh quyền được thanh toán

Trong trường hợp tranh chấp có dấu hiệu kéo dài, nhà thầu cần chủ động rà soát và lưu giữ toàn bộ tài liệu liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng. Những tài liệu quan trọng thường bao gồm:

+ Hợp đồng xây dựng và phụ lục hợp đồng;

+ Hồ sơ thanh toán đã nộp;

+ Biên bản nghiệm thu công việc, hạng mục hoặc giai đoạn thi công;

+ Hồ sơ hoàn công;

+ Nhật ký thi công;

+ Hồ sơ quản lý chất lượng;

+ Các văn bản, email, tin nhắn trao đổi giữa các bên;

+ Biên bản họp và biên bản làm việc;

+ Chứng từ chứng minh khối lượng công việc đã hoàn thành.

Việc chuẩn bị đầy đủ chứng cứ từ sớm sẽ giúp nhà thầu chứng minh được nghĩa vụ đã thực hiện và quyền được thanh toán của mình khi tranh chấp phát sinh.

Làm việc trực tiếp để tháo gỡ vướng mắc

Trước khi áp dụng các biện pháp pháp lý, nhà thầu nên chủ động đề nghị làm việc với chủ đầu tư để làm rõ các nội dung còn tồn tại. Nếu tranh chấp liên quan đến hồ sơ, khối lượng hoặc chất lượng công trình, các bên có thể cùng đối chiếu hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ chất lượng và các tài liệu liên quan để thống nhất cách xử lý. Kết quả làm việc cần được lập thành biên bản, ghi nhận đầy đủ ý kiến của các bên và những nội dung đã thống nhất hoặc chưa thống nhất. Đây là tài liệu có giá trị chứng minh quan trọng trong quá trình giải quyết tranh chấp.

Yêu cầu giải quyết tranh chấp khi chủ đầu tư vẫn không thực hiện nghĩa vụ

Trường hợp chủ đầu tư tiếp tục từ chối xác nhận hồ sơ thanh toán hoặc không thanh toán dù nhà thầu đã hoàn thành công việc và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo hợp đồng, nhà thầu có thể áp dụng các biện pháp giải quyết tranh chấp theo quy định. Tùy thuộc vào thỏa thuận của các bên, tranh chấp có thể được giải quyết thông qua:

+ Thương lượng;

+ Hòa giải;

+ Trọng tài thương mại;

+ Tòa án có thẩm quyền.

Khi đó, nhà thầu có thể yêu cầu chủ đầu tư:

+ Xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện;

+ Thanh toán số tiền còn nợ;

+ Thanh toán lãi chậm trả theo hợp đồng hoặc theo quy định pháp luật;

+ Bồi thường thiệt hại phát sinh do việc chậm thanh toán gây ra.

Lưu ý: Nhà thầu không nên chờ đến khi công trình hoàn thành hoặc tranh chấp trở nên nghiêm trọng mới bắt đầu ghi nhận ý kiến của chủ đầu tư và thu thập chứng cứ. Ngay khi phát sinh việc chậm xác nhận hồ sơ thanh toán hoặc từ chối xác nhận mà không nêu rõ căn cứ, nhà thầu cần chủ động yêu cầu chủ đầu tư phản hồi bằng văn bản, đồng thời lưu giữ đầy đủ hồ sơ thanh toán, hồ sơ nghiệm thu và các tài liệu trao đổi liên quan.

Điều quan trọng là nhà thầu phải xác định rõ mình đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện thanh toán theo hợp đồng hay chưa. Trường hợp hồ sơ thanh toán đã được lập đầy đủ, công việc đã hoàn thành và được nghiệm thu theo thỏa thuận nhưng chủ đầu tư vẫn không xác nhận hồ sơ mà không có căn cứ hợp pháp, nhà thầu cần kịp thời thực hiện các biện pháp cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, bao gồm yêu cầu xác nhận và thanh toán bằng văn bản, thu thập chứng cứ và áp dụng các cơ chế giải quyết tranh chấp phù hợp theo hợp đồng hoặc theo quy định của pháp luật. Việc chủ động xử lý ngay từ giai đoạn đầu không chỉ góp phần hạn chế rủi ro mà còn tạo cơ sở thuận lợi để bảo vệ quyền yêu cầu thanh toán đối với phần công việc đã thực hiện khi tranh chấp được giải quyết tại trọng tài hoặc tòa án.