ĐIỀU LỆ CÔNG TY LÀ GÌ? NHỮNG LƯU Ý KHI XÂY DỰNG ĐIỀU LỆ ĐỂ HẠN CHẾ TRANH CHẤP

Luật sư Doanh nghiệp

Mục lục bài viết:

1. Điều lệ công ty là gì?
2. Những nội dung bắt buộc trong điều lệ công ty
3. Những loại hình doanh nghiệp nào phải có điều lệ?
4. Điều lệ công ty thực sự có vai trò gì?
5. Những nhóm điều khoản dễ phát sinh tranh chấp nhất
6. Những sai lầm doanh nghiệp thường mắc phải khi xây dựng điều lệ công ty
7. Một số lưu ý khi xây dựng điều lệ công ty để hạn chế tranh chấp
8. Khi nào doanh nghiệp nên rà soát, sửa đổi điều lệ công ty?
9. Câu hỏi, bài viết liên quan

Khi doanh nghiệp phát triển, gọi vốn hoặc thay đổi cơ cấu sở hữu, nhiều tranh chấp nội bộ lại bắt nguồn từ những khoảng trống trong điều lệ công ty. Vì vậy, xây dựng điều lệ chặt chẽ không chỉ để hoàn thiện hồ sơ mà còn là giải pháp quan trọng giúp phòng ngừa rủi ro và hạn chế tranh chấp.

1. Điều lệ công ty là gì?

Pháp luật hiện hành không có quy định giải thích cụ thể về “Điều lệ công ty là gì?”, tuy nhiên, có thể hiểu điều lệ công ty là văn bản quy định các quy tắc, nguyên tắc hoạt động và cơ cấu tổ chức của một công ty.

Theo khoản 1 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 thì điều lệ công ty bao gồm:

(i) Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp.

(ii) Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.

2. Những nội dung bắt buộc trong điều lệ công ty

Khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, điều lệ công ty hợp pháp phải bao gồm nội dung cơ bản sau:

Tên chính thức của công ty, địa chỉ trụ sở chính, và địa chỉ của các chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có).
Các ngành, nghề kinh doanh hợp pháp, trong phạm vi hoạt động của công ty.
Vốn điều lệ của công ty, ghi rõ tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần.
Thông tin cá nhân như họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, và tỷ lệ vốn góp của chủ sở hữu công ty và các thành viên hợp danh (công ty hợp danh), các thành viên (công ty TNHH), cổ đông sáng lập (công ty cổ phần).
Quyền lợi và nghĩa vụ của các thành viên/cổ đông trong công ty.
Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty, bao gồm các bộ phận và vai trò của từng bộ phận.
Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty, cũng như cách thức phân chia quyền và nghĩa vụ trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện.
Thể thức thông qua các quyết định của công ty và nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ, nhằm đảm bảo quá trình ra quyết định và giải quyết tranh chấp diễn ra suôn sẻ.
Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng, chế độ đãi ngộ của cán bộ quản lý và kiểm soát viên.
Trường hợp thành viên hoặc cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp hoặc cổ phần, để bảo vệ quyền lợi của các thành viên hoặc cổ đông khi muốn rút vốn khỏi công ty.
Quy định hình thức phân chia lợi nhuận sau thuế và phương thức xử lý lỗ trong kinh doanh.
Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty theo đúng quy định pháp luật.
Thể thức sửa đổi và bổ sung điều lệ, đảm bảo điều lệ luôn được cập nhật và phù hợp với các thay đổi trong hoạt động kinh doanh của công ty.

3. Những loại hình doanh nghiệp nào phải có điều lệ?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, các loại hình tổ chức bắt buộc phải có Điều lệ công ty gồm:

Loại hình công ty hợp danh.
Loại hình công ty cổ phần.
Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

Riêng doanh nghiệp tư nhân, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không yêu cầu phải có điều lệ.

4. Điều lệ công ty thực sự có vai trò gì?

Nhiều doanh nghiệp chỉ xem điều lệ công ty là một biểu mẫu phải nộp kèm hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là quan điểm tiềm ẩn nhiều rủi ro. Trên thực tế, điều lệ là "bộ luật nội bộ" của doanh nghiệp, quy định về cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của thành viên, cổ đông, người quản lý; đồng thời xác định cơ chế biểu quyết, thẩm quyền ra quyết định và nguyên tắc quản trị doanh nghiệp.

Khi phát sinh tranh chấp, điều lệ là một trong những căn cứ quan trọng để Tòa án, Trọng tài và các bên liên quan xem xét, giải quyết vụ việc. Nếu điều lệ chỉ sao chép quy định của pháp luật, quy định thiếu rõ ràng hoặc không phù hợp với cách thức doanh nghiệp đang vận hành thì nguy cơ phát sinh tranh chấp sẽ rất lớn, đồng thời gây khó khăn trong quá trình bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp.

Có thể nói, một điều lệ được xây dựng chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả mà còn là công cụ quan trọng để phòng ngừa và hạn chế các tranh chấp nội bộ ngay từ đầu.

5. Những nhóm điều khoản dễ phát sinh tranh chấp nhất

Trên thực tế, phần lớn tranh chấp nội bộ doanh nghiệp đều xuất phát từ những điều khoản trong điều lệ chưa rõ ràng, thiếu chặt chẽ hoặc chưa dự liệu các tình huống phát sinh. Một số nhóm điều khoản thường xảy ra tranh chấp gồm:

Quyền và nghĩa vụ của cổ đông hoặc thành viên góp vốn.
Thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị và người đại diện theo pháp luật.
Điều kiện triệu tập họp, tỷ lệ tham dự, tỷ lệ biểu quyết và hiệu lực của nghị quyết.
Cơ chế góp vốn, xử lý trường hợp chậm góp vốn và xác lập tư cách cổ đông hoặc thành viên.
Điều kiện, trình tự chuyển nhượng phần vốn góp hoặc cổ phần.
Cơ chế xử lý khủng hoảng trong quản trị doanh nghiệp và phương thức giải quyết tranh chấp.

Đây đều là những nội dung tác động trực tiếp đến quyền lợi của các thành viên, cổ đông và hoạt động quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, điều lệ cần được xây dựng rõ ràng, cụ thể và phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp để hạn chế rủi ro tranh chấp trong quá trình hoạt động.

6. Những sai lầm doanh nghiệp thường mắc phải khi xây dựng điều lệ công ty

Nhiều doanh nghiệp chỉ thực sự quan tâm đến điều lệ khi xảy ra tranh chấp. Trên thực tế, không ít rủi ro phát sinh từ những sai lầm ngay trong quá trình soạn thảo hoặc sửa đổi điều lệ. Một số sai lầm phổ biến gồm:

Sử dụng điều lệ mẫu mà không điều chỉnh theo cơ cấu sở hữu và mô hình quản trị của doanh nghiệp.
Chỉ sao chép quy định của Luật Doanh nghiệp, trong khi không bổ sung các cơ chế quản trị phù hợp với thực tế hoạt động.
Quy định thiếu rõ ràng về thẩm quyền của các cơ quan quản lý, dẫn đến chồng chéo hoặc tranh chấp khi ra quyết định.
Không dự liệu các tình huống phát sinh, như cổ đông không góp đủ vốn, chuyển nhượng cổ phần, bế tắc trong quản trị hoặc xung đột lợi ích.
Không đồng bộ điều lệ với thỏa thuận giữa các cổ đông, thành viên hoặc các hợp đồng đầu tư, khiến việc thực hiện quyền và nghĩa vụ gặp nhiều vướng mắc.
Không cập nhật điều lệ khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc khi pháp luật có quy định mới.

7. Một số lưu ý khi xây dựng điều lệ công ty để hạn chế tranh chấp

Điều lệ công ty không chỉ cần tuân thủ quy định của pháp luật mà còn phải phù hợp với mô hình quản trị và định hướng phát triển của doanh nghiệp. Một điều lệ được xây dựng chặt chẽ sẽ giúp hạn chế tranh chấp và tạo cơ sở pháp lý rõ ràng trong quá trình quản lý, điều hành.

Quy định rõ mô hình quản trị và thẩm quyền

Điều lệ cần xác định rõ mô hình quản trị của doanh nghiệp, đồng thời phân định cụ thể thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, người đại diện theo pháp luật và các chức danh quản lý. Việc quy định rõ phạm vi quyền hạn của từng chủ thể sẽ hạn chế tranh chấp khi doanh nghiệp đưa ra các quyết định quan trọng.

Thiết kế cơ chế biểu quyết hợp lý

Điều lệ nên quy định tỷ lệ biểu quyết phù hợp đối với từng nhóm quyết định. Những vấn đề quan trọng như sửa đổi điều lệ, tăng vốn, sáp nhập, giải thể hoặc chuyển nhượng tài sản có giá trị lớn nên áp dụng tỷ lệ biểu quyết cao hơn, nhưng cũng cần tránh đặt ra điều kiện quá chặt khiến doanh nghiệp khó đưa ra quyết định.

Quy định rõ việc góp vốn và chuyển nhượng

Điều lệ cần quy định cụ thể thời hạn góp vốn, hậu quả của việc chậm góp vốn, điều kiện xác lập tư cách thành viên hoặc cổ đông, cũng như trình tự, điều kiện chuyển nhượng phần vốn góp hoặc cổ phần để hạn chế tranh chấp về quyền sở hữu.

Bảo đảm quyền lợi của các cổ đông, thành viên

Ngoài việc bảo đảm quyền điều hành của cổ đông hoặc thành viên chi phối, điều lệ cũng cần quy định hợp lý về quyền tiếp cận thông tin, quyền yêu cầu triệu tập họp, quyền đề cử người quản lý và các cơ chế bảo vệ cổ đông hoặc thành viên thiểu số nhằm tạo sự cân bằng trong quản trị doanh nghiệp.

Quy định chặt chẽ về thủ tục họp và hiệu lực nghị quyết

Điều lệ cần quy định rõ trình tự triệu tập họp, điều kiện tiến hành họp, tỷ lệ biểu quyết, hình thức ủy quyền, họp trực tuyến, biểu quyết bằng văn bản và việc lập, lưu trữ biên bản. Đây là căn cứ quan trọng để bảo đảm giá trị pháp lý của các nghị quyết.

Dự liệu cơ chế xử lý tranh chấp và bế tắc quản trị

Điều lệ nên dự liệu phương án xử lý khi doanh nghiệp rơi vào tình trạng không thể đưa ra quyết định do bất đồng giữa các cổ đông hoặc thành viên. Đồng thời, cần quy định rõ cơ chế giải quyết tranh chấp như thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc Tòa án để giảm thiểu rủi ro khi tranh chấp phát sinh.

Bảo đảm sự thống nhất giữa điều lệ và các thỏa thuận khác

Nếu doanh nghiệp có thỏa thuận giữa các cổ đông, thành viên hoặc hợp đồng đầu tư, nội dung của các văn bản này cần thống nhất với điều lệ để tránh mâu thuẫn trong quá trình thực hiện và bảo vệ quyền lợi của các bên.

8. Khi nào doanh nghiệp nên rà soát, sửa đổi điều lệ công ty?

Điều lệ công ty không phải là văn bản chỉ lập một lần rồi giữ nguyên trong suốt quá trình hoạt động. Khi cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh hoặc quy định pháp luật thay đổi, doanh nghiệp cũng cần rà soát và sửa đổi điều lệ để bảo đảm phù hợp với thực tế.

Doanh nghiệp nên xem xét rà soát điều lệ trong các trường hợp sau:

Sau khi thành lập doanh nghiệp và bắt đầu vận hành thực tế.
Khi thay đổi cơ cấu sở hữu, tiếp nhận nhà đầu tư mới hoặc có cổ đông, thành viên rút vốn.
Khi thay đổi mô hình quản trị, người đại diện theo pháp luật hoặc cơ cấu tổ chức quản lý.
Trước các giao dịch lớn như tăng vốn, sáp nhập, chia tách, chuyển nhượng doanh nghiệp hoặc gọi vốn đầu tư.
Khi pháp luật có quy định mới ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp.
Khi phát sinh tranh chấp giữa các cổ đông, thành viên hoặc xuất hiện những bất cập trong quá trình áp dụng điều lệ.

Việc rà soát định kỳ giúp doanh nghiệp kịp thời sửa đổi những quy định không còn phù hợp, giảm thiểu rủi ro pháp lý và hạn chế tranh chấp trong quá trình quản trị.