[1] Khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng là gì?

Trong quá trình thực hiện dự án, nhiều công việc cần thiết để hoàn thành công trình không được dự liệu hoặc chưa được thể hiện đầy đủ tại thời điểm các bên ký kết hợp đồng xây dựng. Khi đó, nhà thầu có thể phải thực hiện thêm các công việc nằm ngoài phạm vi công việc đã được thỏa thuận ban đầu. Theo quy định của pháp luật về hợp đồng xây dựng, nội dung công việc phát sinh được xác định khác nhau tùy theo từng loại hợp đồng. Đối với hợp đồng thi công xây dựng, công việc phát sinh là những công việc không thuộc phạm vi công việc theo thiết kế mà nhà thầu phải thực hiện theo yêu cầu của chủ đầu tư hoặc người được chủ đầu tư ủy quyền. Đối với hợp đồng tư vấn, công việc phát sinh là những nhiệm vụ tư vấn nằm ngoài phạm vi công việc mà nhà thầu tư vấn đã cam kết thực hiện theo hợp đồng.

Từ đó có thể hiểu, khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng là phần công việc được thực hiện thêm trong quá trình triển khai dự án nhưng không thuộc phạm vi công việc đã được các bên xác định và thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng. Các công việc này có thể làm phát sinh chi phí, thời gian thực hiện hoặc yêu cầu kỹ thuật mới so với nội dung hợp đồng ban đầu.

[2] Tranh chấp khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng là gì?

Như đã phân tích ở Mục 1 về khối lượng phát sinh, có thể hiểu tranh chấp khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng là tranh chấp phát sinh giữa các bên liên quan đến việc xác định, nghiệm thu hoặc thanh toán đối với những công việc được thực hiện ngoài phạm vi công việc đã được thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng.

Loại tranh chấp này thường xuất hiện khi trong quá trình thi công phát sinh các công việc mới mà tại thời điểm ký kết hợp đồng các bên chưa dự liệu hoặc chưa đưa vào phạm vi công việc của hợp đồng. Mặc dù nhà thầu đã thực hiện các công việc phát sinh, nhưng các bên không thống nhất được về việc công việc đó có thuộc phạm vi hợp đồng hay không, khối lượng thực tế đã thực hiện là bao nhiêu, đơn giá áp dụng như thế nào hoặc giá trị thanh toán tương ứng.

Trên thực tế, tranh chấp thường không nằm ở việc có hay không tồn tại công việc phát sinh, mà chủ yếu xuất phát từ việc các bên không thống nhất được về tính cần thiết của công việc phát sinh, khối lượng thực hiện, đơn giá áp dụng hoặc điều kiện để được thanh toán. Đây cũng là một trong những dạng tranh chấp phổ biến nhất trong quá trình thực hiện hợp đồng xây dựng, đặc biệt đối với các dự án có thời gian thi công dài hoặc thường xuyên phải điều chỉnh thiết kế, biện pháp thi công và phạm vi công việc.

[3] Nguyên nhân dẫn đến phát sinh khối lượng công việc ngoài hợp đồng

Trong quá trình thực hiện hợp đồng xây dựng, việc phát sinh thêm các công việc ngoài phạm vi hợp đồng đã ký kết là điều khá phổ biến. Các công việc này có thể làm phát sinh thêm khối lượng thi công, thời gian thực hiện và chi phí xây dựng. Một số nguyên nhân thường gặp bao gồm:

Thay đổi thiết kế hoặc yêu cầu của chủ đầu tư

Trong quá trình thi công, chủ đầu tư có thể yêu cầu điều chỉnh thiết kế, thay đổi công năng sử dụng, bổ sung hạng mục hoặc nâng cao yêu cầu kỹ thuật so với hồ sơ ban đầu. Những thay đổi này thường dẫn đến việc nhà thầu phải thực hiện thêm các công việc không nằm trong phạm vi hợp đồng đã ký kết.

Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến tranh chấp về khối lượng phát sinh, đặc biệt khi các bên chưa thống nhất trước về phạm vi công việc bổ sung, đơn giá hoặc phương thức thanh toán.

Sai khác giữa hồ sơ thiết kế, dự toán và điều kiện thực tế thi công

Nhiều trường hợp, hồ sơ khảo sát, thiết kế hoặc dự toán được lập trước khi thi công chưa phản ánh đầy đủ điều kiện thực tế tại công trường. Trong quá trình triển khai, nhà thầu có thể phát hiện các yếu tố địa chất, địa hình, kết cấu hiện hữu hoặc điều kiện kỹ thuật khác với dự kiến ban đầu, buộc phải bổ sung thêm các công việc để bảo đảm chất lượng và an toàn công trình.

Thiếu sót trong công tác khảo sát, thiết kế hoặc bóc tách khối lượng

Khối lượng phát sinh cũng có thể xuất phát từ việc hồ sơ thiết kế hoặc hồ sơ mời thầu chưa xác định đầy đủ các công việc cần thực hiện. Khi triển khai thi công, các bên mới phát hiện một số hạng mục cần thiết nhưng chưa được đưa vào hợp đồng, dẫn đến nhu cầu bổ sung khối lượng và điều chỉnh giá trị hợp đồng.

Yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước hoặc đơn vị có thẩm quyền

Trong quá trình thực hiện dự án, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể yêu cầu bổ sung các hạng mục liên quan đến phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường, an toàn công trình, hạ tầng kỹ thuật hoặc các yêu cầu pháp lý khác. Những yêu cầu này có thể làm phát sinh thêm công việc mà các bên chưa dự liệu khi ký kết hợp đồng.

Điều kiện khách quan phát sinh trong quá trình thi công

Các sự kiện khách quan như thiên tai, dịch bệnh, biến động bất thường của thị trường, khan hiếm vật tư hoặc các yếu tố bất khả kháng khác có thể khiến nhà thầu phải thực hiện thêm một số công việc hoặc áp dụng các biện pháp thi công bổ sung để bảo đảm tiến độ và chất lượng công trình.

Thay đổi biện pháp thi công hoặc giải pháp kỹ thuật

Trong một số trường hợp, do điều kiện thực tế tại công trường hoặc yêu cầu của chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu phải điều chỉnh biện pháp thi công hoặc áp dụng giải pháp kỹ thuật khác so với phương án ban đầu. Việc thay đổi này có thể làm phát sinh thêm khối lượng công việc và chi phí thực hiện.

Khắc phục sai sót, vi phạm trong quá trình thi công

Một số công việc phát sinh xuất phát từ việc phải sửa chữa, thi công lại hoặc khắc phục các sai sót trong quá trình thực hiện dự án. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không phải mọi chi phí phát sinh trong trường hợp này đều được coi là khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng. Nếu nguyên nhân xuất phát từ lỗi của nhà thầu, chủ đầu tư có thể không có nghĩa vụ thanh toán phần chi phí phát sinh tương ứng.

Lưu ý: Không phải mọi công việc phát sinh trong quá trình thi công đều đương nhiên được thanh toán. Để có cơ sở yêu cầu thanh toán, nhà thầu cần chứng minh công việc phát sinh là cần thiết, nằm ngoài phạm vi hợp đồng ban đầu và đã được chủ đầu tư chấp thuận hoặc xác nhận theo quy định của hợp đồng và pháp luật xây dựng. Đây cũng là điểm mấu chốt phát sinh phần lớn các tranh chấp về khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng xây dựng.

[4] Công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng được xử lý như thế nào?

Thứ nhất, các bên phải xác định công việc phát sinh có thuộc trường hợp được điều chỉnh hợp đồng hay không.

Theo Điều 37 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, các bên phải thỏa thuận trong hợp đồng về các trường hợp được điều chỉnh khối lượng công việc, phạm vi điều chỉnh cũng như trình tự, thủ tục thực hiện. Do đó, khi phát sinh công việc ngoài hợp đồng, trước hết cần xác định đây có phải là công việc phát sinh hợp lý và nằm ngoài phạm vi công việc đã được các bên thỏa thuận hay không.

Đối với hợp đồng thi công xây dựng hoặc hợp đồng cung cấp thiết bị, công việc phát sinh là những công việc nằm ngoài phạm vi công việc phải thực hiện theo thiết kế. Đối với hợp đồng tư vấn, công việc phát sinh là những công việc nằm ngoài nhiệm vụ tư vấn đã được giao theo hợp đồng.

Thứ hai, các bên phải thống nhất về khối lượng và phương án xử lý đối với phần công việc phát sinh.

Khi xuất hiện công việc ngoài phạm vi hợp đồng, chủ đầu tư và nhà thầu cần tiến hành kiểm tra, xác định sự cần thiết của công việc phát sinh, đo đạc, xác nhận khối lượng thực tế và thống nhất phương án thực hiện. Việc thống nhất này nên được ghi nhận bằng phụ lục hợp đồng, biên bản xác nhận phát sinh hoặc văn bản chấp thuận của chủ đầu tư để làm căn cứ thanh toán sau này.

Thứ ba, việc xử lý phần khối lượng phát sinh sẽ phụ thuộc vào loại hợp đồng xây dựng mà các bên đã ký kết.

Đối với hợp đồng trọn gói, nếu giá trị phần công việc phát sinh không làm vượt giá gói thầu được phê duyệt thì chủ đầu tư và nhà thầu có thể tính toán, thỏa thuận và ký kết phụ lục hợp đồng bổ sung. Trường hợp giá trị phát sinh làm vượt giá gói thầu được phê duyệt thì phải được người có thẩm quyền quyết định đầu tư xem xét, chấp thuận theo quy định.

Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định hoặc đơn giá điều chỉnh, các bên được bổ sung những khối lượng công việc hợp lý chưa có đơn giá trong hợp đồng. Trường hợp này, chủ đầu tư và nhà thầu phải thống nhất đơn giá hoặc phương pháp xác định đơn giá trước khi thực hiện công việc phát sinh.

Thứ tư, công việc phát sinh chỉ có cơ sở để thanh toán khi đã được chấp thuận và xác nhận theo quy định.

Theo khoản 3 Điều 17 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, khi phát sinh khối lượng ngoài thiết kế hoặc ngoài dự toán được duyệt, chủ đầu tư, tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát và nhà thầu phải xem xét, xử lý. Khối lượng phát sinh được chủ đầu tư hoặc người quyết định đầu tư chấp thuận, phê duyệt mới là căn cứ để thanh toán, quyết toán hợp đồng xây dựng.

Do đó, trên thực tế, nhà thầu muốn được thanh toán đối với phần công việc phát sinh cần chứng minh được ba yếu tố quan trọng: (i) công việc phát sinh là cần thiết và nằm ngoài phạm vi hợp đồng; (ii) khối lượng phát sinh đã được chủ đầu tư chấp thuận hoặc xác nhận; và (iii) đơn giá hoặc phương pháp xác định đơn giá đã được các bên thống nhất. Đây cũng là những vấn đề thường xuyên phát sinh tranh chấp giữa chủ đầu tư và nhà thầu trong quá trình thực hiện hợp đồng xây dựng.

[5] Khi nào khối lượng phát sinh được thanh toán?

Không phải mọi công việc phát sinh trong quá trình thi công đều đương nhiên được chủ đầu tư thanh toán. Để có cơ sở yêu cầu thanh toán đối với phần khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, nhà thầu cần đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật và theo thỏa thuận giữa các bên.

Theo Điều 20 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, đối với các loại hợp đồng xây dựng, hồ sơ thanh toán phải bao gồm bảng tính giá trị các công việc phát sinh (nếu có). Bảng tính này phải được chủ đầu tư hoặc đơn vị tư vấn được giao nhiệm vụ xác nhận cùng với nhà thầu để làm căn cứ thanh toán. Khoản 3 Điều 17 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định rằng đối với khối lượng phát sinh ngoài thiết kế, dự toán được duyệt, chủ đầu tư, tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát và nhà thầu phải xem xét phương án xử lý. Chỉ những khối lượng phát sinh được chủ đầu tư hoặc người quyết định đầu tư chấp thuận, phê duyệt mới là cơ sở để thanh toán và quyết toán hợp đồng xây dựng.

[6] Nhà thầu cần chứng minh những gì để được thanh toán khối lượng phát sinh?

Trong các tranh chấp về khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng xây dựng, việc nhà thầu đã thực hiện công việc phát sinh chưa đồng nghĩa với việc đương nhiên được thanh toán. Để có cơ sở yêu cầu chủ đầu tư thanh toán, nhà thầu cần chứng minh được các yếu tố liên quan đến phạm vi công việc, sự cần thiết của công việc phát sinh, khối lượng thực hiện và giá trị thanh toán.

Thứ nhất, công việc phát sinh nằm ngoài phạm vi hợp đồng

Nhà thầu cần chứng minh công việc đã thực hiện không thuộc phạm vi công việc được xác định trong hợp đồng, hồ sơ thiết kế, hồ sơ mời thầu hoặc các tài liệu làm căn cứ ký kết hợp đồng. Đây là cơ sở để xác định phần công việc đó là khối lượng phát sinh và có thể được xem xét thanh toán riêng.

Thứ hai, công việc phát sinh là cần thiết cho việc thực hiện dự án

Không phải mọi công việc phát sinh đều được chủ đầu tư thanh toán. Nhà thầu cần chứng minh công việc phát sinh là cần thiết để hoàn thành công trình, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật hoặc thực hiện theo yêu cầu của chủ đầu tư, tư vấn giám sát hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Thứ ba, công việc phát sinh đã được chủ đầu tư biết hoặc chấp thuận

Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi giải quyết tranh chấp. Việc chấp thuận có thể được thể hiện thông qua phụ lục hợp đồng, biên bản xác nhận phát sinh, lệnh thay đổi công việc, biên bản họp, văn bản chỉ đạo, email trao đổi hoặc các tài liệu khác chứng minh chủ đầu tư đã biết và đồng ý cho nhà thầu thực hiện công việc phát sinh.

Thứ tư, khối lượng công việc phát sinh đã được thực hiện thực tế

Nhà thầu cần có tài liệu chứng minh khối lượng phát sinh đã được thi công trên thực tế thông qua hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu, bản vẽ hoàn công, hình ảnh hiện trường và các hồ sơ kỹ thuật liên quan.

Thứ năm, giá trị thanh toán có căn cứ xác định

Ngoài việc chứng minh có phát sinh công việc, nhà thầu còn phải chứng minh giá trị yêu cầu thanh toán là có cơ sở. Việc xác định giá trị thanh toán có thể dựa trên đơn giá đã được thỏa thuận trong hợp đồng, đơn giá được các bên thống nhất đối với công việc phát sinh hoặc phương pháp xác định đơn giá theo quy định của pháp luật và hồ sơ dự án.

Thứ sáu, công việc phát sinh đã được nghiệm thu và đưa vào hồ sơ thanh toán

Đối với nhiều dự án, việc nghiệm thu và xác nhận khối lượng phát sinh là điều kiện quan trọng để thực hiện thanh toán. Do đó, nhà thầu cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ nghiệm thu, xác nhận khối lượng và các tài liệu liên quan để chứng minh quyền yêu cầu thanh toán của mình. Trên thực tế, phần lớn các tranh chấp về khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng không xuất phát từ việc công việc có được thực hiện hay không, mà xuất phát từ việc nhà thầu không chứng minh được công việc đó nằm ngoài phạm vi hợp đồng, đã được chủ đầu tư chấp thuận hoặc có đủ căn cứ xác định giá trị thanh toán. Vì vậy, việc lập và lưu giữ đầy đủ hồ sơ phát sinh ngay từ thời điểm công việc phát sinh có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của nhà thầu.

[7] Những dạng tranh chấp khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng thường gặp

Tranh chấp khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng có thể phát sinh ở nhiều giai đoạn khác nhau của quá trình thực hiện hợp đồng xây dựng. Trên thực tế, các bên thường không tranh cãi về việc có phát sinh công việc hay không, mà chủ yếu phát sinh bất đồng liên quan đến phạm vi công việc, khối lượng thực hiện, đơn giá áp dụng và điều kiện thanh toán.

Tranh chấp về việc công việc có thuộc phạm vi hợp đồng hay không

Đây là dạng tranh chấp phổ biến nhất trong thực tiễn xây dựng. Nhà thầu cho rằng công việc đã thực hiện nằm ngoài phạm vi công việc được xác định trong hợp đồng nên có quyền yêu cầu thanh toán bổ sung. Ngược lại, chủ đầu tư cho rằng công việc đó đã nằm trong nghĩa vụ mà nhà thầu phải thực hiện theo hợp đồng hoặc theo hồ sơ thiết kế, do đó không phát sinh quyền yêu cầu thanh toán thêm.

Việc xác định công việc có thuộc phạm vi hợp đồng hay không thường phải căn cứ vào nội dung hợp đồng, hồ sơ thiết kế, hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, biện pháp thi công và các tài liệu liên quan khác.

Tranh chấp về khối lượng công việc phát sinh

Trong nhiều trường hợp, các bên đều thừa nhận có phát sinh công việc ngoài hợp đồng nhưng không thống nhất được khối lượng thực tế đã thực hiện.

Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc các bên không tiến hành đo đạc, xác nhận khối lượng kịp thời trong quá trình thi công hoặc có sự khác biệt trong phương pháp xác định khối lượng. Khi đó, việc xác định khối lượng phát sinh thường phải dựa trên hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu, bản vẽ hiện trạng và các tài liệu kỹ thuật khác.

Tranh chấp về đơn giá áp dụng đối với công việc phát sinh

Đối với những công việc phát sinh chưa có đơn giá trong hợp đồng, các bên phải thống nhất đơn giá hoặc phương pháp xác định đơn giá trước khi thực hiện. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều trường hợp nhà thầu đã triển khai thi công trước khi đạt được thỏa thuận về giá. Khi phát sinh yêu cầu thanh toán, chủ đầu tư và nhà thầu thường không thống nhất được đơn giá áp dụng, phương pháp xác định giá hoặc các yếu tố cấu thành đơn giá, dẫn đến tranh chấp kéo dài.

Tranh chấp về việc chấp thuận công việc phát sinh

Một dạng tranh chấp khác thường gặp là việc nhà thầu cho rằng chủ đầu tư đã yêu cầu hoặc đã biết về công việc phát sinh nhưng chủ đầu tư lại không thừa nhận việc chấp thuận thực hiện công việc đó.

Trong trường hợp này, giá trị chứng minh của các văn bản chỉ đạo, email trao đổi, biên bản họp, biên bản hiện trường và các tài liệu liên quan sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định trách nhiệm của các bên.

Tranh chấp về điều kiện thanh toán công việc phát sinh

Ngay cả khi các bên đã thống nhất về khối lượng và đơn giá phát sinh, tranh chấp vẫn có thể phát sinh nếu một bên cho rằng chưa đáp ứng đủ điều kiện để thanh toán. Các tranh chấp thường liên quan đến việc chưa hoàn tất thủ tục nghiệm thu, chưa ký phụ lục hợp đồng, chưa lập đầy đủ hồ sơ phát sinh hoặc chưa đáp ứng các điều kiện thanh toán được quy định trong hợp đồng xây dựng.

[8] Nhà thầu cần làm gì khi phát sinh tranh chấp khối lượng ngoài hợp đồng?

Khi phát sinh tranh chấp liên quan đến khối lượng công việc ngoài hợp đồng, nhà thầu cần chủ động thực hiện các biện pháp cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình thay vì chỉ tập trung vào việc tiếp tục thi công công trình.

Thu thập và rà soát toàn bộ hồ sơ liên quan

Trước hết, nhà thầu cần rà soát toàn bộ hồ sơ dự án để xác định chính xác phạm vi công việc đã được thỏa thuận trong hợp đồng và nội dung công việc phát sinh thực tế.

Các tài liệu cần được thu thập và lưu giữ bao gồm hợp đồng xây dựng, phụ lục hợp đồng, hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công, hồ sơ quản lý chất lượng, nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu, email trao đổi, văn bản chỉ đạo của chủ đầu tư, biên bản họp và các tài liệu khác có liên quan.

Xác định cơ sở pháp lý của yêu cầu thanh toán

Nhà thầu cần đánh giá và chứng minh được rằng công việc phát sinh nằm ngoài phạm vi hợp đồng, là công việc cần thiết cho việc thực hiện dự án và đã được chủ đầu tư biết hoặc chấp thuận. Đồng thời, cần xác định rõ cơ sở để tính toán khối lượng, đơn giá và giá trị thanh toán của phần công việc phát sinh.

Làm việc và thương lượng với chủ đầu tư

Trong nhiều trường hợp, tranh chấp phát sinh do các bên chưa có cơ hội đối chiếu đầy đủ hồ sơ hoặc chưa thống nhất cách hiểu về phạm vi công việc.

Do đó, nhà thầu nên chủ động đề nghị tổ chức các buổi làm việc với chủ đầu tư để rà soát hồ sơ, xác định khối lượng phát sinh và tìm kiếm phương án giải quyết phù hợp. Nội dung làm việc cần được lập thành biên bản để làm căn cứ trong trường hợp tranh chấp tiếp tục kéo dài.

Hoàn thiện hồ sơ yêu cầu thanh toán

Sau khi xác định được khối lượng phát sinh, nhà thầu cần lập đầy đủ hồ sơ thanh toán theo quy định của hợp đồng và pháp luật xây dựng, bao gồm hồ sơ xác nhận phát sinh, hồ sơ nghiệm thu, bảng tính giá trị phát sinh và các tài liệu liên quan khác. Việc hoàn thiện hồ sơ đầy đủ sẽ giúp tăng khả năng được chủ đầu tư chấp thuận thanh toán cũng như tạo cơ sở thuận lợi khi giải quyết tranh chấp.

Yêu cầu giải quyết tranh chấp theo hợp đồng và pháp luật

Nếu các bên không thể đạt được thỏa thuận, nhà thầu có thể thực hiện các phương thức giải quyết tranh chấp đã được quy định trong hợp đồng như thương lượng, hòa giải, trọng tài thương mại hoặc khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền. Khi đó, nhà thầu có thể yêu cầu xác nhận khối lượng công việc phát sinh, thanh toán giá trị công việc đã thực hiện, lãi chậm thanh toán và bồi thường thiệt hại phát sinh (nếu có căn cứ).